Libri sociali: perché dematerializzare? I vantaggi per la tua impresa

Come molti documenti, anche i libri sociali e i processi loro legati possono essere dematerializzati. Un modello che cambia completamente l’approccio a questi atti, che per le società sono strategici e obbligatori per legge. I benefici sono evidenti nelle attività di ogni giorno, che diventano più veloci e facili da gestire. Attraverso la digitalizzazione, ridisegnando le fasi di creazione, gestione e tenuta dei libri sociali, le società possono risparmiare costi, svolgere più velocemente e in modo semplice gli adempimenti.

Inoltre, più in generale, introdurre la dematerializzazione dei libri sociali in un contesto dove già si è attuata la trasformazione digitale di altri processi di governance spinge ulteriormente l’innovazione nell’impresa, oltre a essere una soluzione sostenibile considerando l’eliminazione totale della carta.

Dematerializzare i libri sociali, lo scenario

Occuparsi dei libri sociali è un obbligo di legge per le SRL, SRLS, SLRU e SPA. Si tratta infatti di documenti indispensabili, in cui sono registrati tutti i passaggi più importanti delle attività societarie, come i verbali delle riunioni, in cui sono riportati gli indirizzi strategici dell’azienda. Tradizionalmente i libri sociali sono cartacei e richiedono la numerazione delle pagine, la vidimazione presso un notaio e lo svolgimento della fase di firma alla presenza dei coinvolti. Tuttavia, la normativa offre la possibilità di gestire tali documenti anche in digitale: in particolare, questa indicazione si trova all’articolo 39 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale e all’articolo 2215-bis del Codice Civile. Ciò permette di ridefinire completamente i processi legati a ogni aspetto della gestione e tenuta di questi documenti, ottimizzando passaggi che altrimenti potrebbero creare intoppi nelle procedure, allungare i tempi di gestione delle pratiche e ridurre l’efficienza dell’intero flusso documentale.

Insomma, anche in questo ambito il digitale conviene e, al riguardo, cresce la consapevolezza da parte delle organizzazioni. Non è un caso che, come segnalato nella ricerca di dicembre 2021 degli Osservatori Startup Intelligence e Digital Transformation Academy della School of Management del Politecnico di Milano è previsto che nel corso del 2022 le aziende italiane, sia di grandi dimensioni che PMI, aumentino i propri investimenti in ICT, per una crescita prevista di oltre il 4% degli investimenti.

I vantaggi della dematerializzazione dei libri sociali

Da un punto di vista pratico, i vantaggi di dematerializzare i libri sociali per una società sono riassumibili in:

Procedure più veloci: dematerializzando è possibile gestire in mobilità, da remoto, e in real time passaggi che altrimenti richiederebbero l’organizzazione di incontri di persona, con evidenti difficoltà organizzative nel prendere appuntamenti, reperire le persone, trovare una data libera per tutti i soggetti richiesti.
Semplificazione dell’intero processo: gestione e tenuta dei libri sociali diventano attività più facili di cui occuparsi, con impatti minori sul personale delle società e, al contrario, con un’accresciuta efficienza.
Meno costi da sostenere: dematerializzare il processo porta a ridurre i costi, come quelli legati alla carta e all’inchiostro o alle trasferte e agli spostamenti per adempiere alle indicazioni di legge.
Più sicurezza: dematerializzando e adottando una soluzione digitale per occuparsi dei libri sociali si possono monitorare tutti i passaggi della procedura, controllare gli accessi ai documenti e tutelare maggiormente i dati, in adeguamento al GDPR.
Maggiore sostenibilità: eliminare la carta è una scelta sostenibile, non solo etica ma anche in linea con gli indirizzi europei che spingono le aziende verso un approccio più green. Inoltre, optare per soluzioni che salvaguardano l’ambiente permette anche di avere benefici in termini di reputazione.

Come scegliere la soluzione per dematerializzare i libri sociali

Rivoluzionare e ottimizzare questi processi è più facile di quanto si possa pensare. Serve ovviamente una soluzione informatica adatta allo scopo, che consenta di svolgere le quattro fasi fondamentali delle attività legate ai libri sociali:

Creazione del documento informatico.
Processo di sottoscrizione, da attuarsi con firma digitale.
Fase di tenuta dei libri sociali.
Versamento nel sistema di conservazione a norma.

Per maggiore comodità, è consigliabile optare per una soluzione che possa essere utilizzata anche per digitalizzare altri processi di governance, come per esempio la gestione dei flussi documentali nell’ambito dell’organizzazione di un CDA e che permetta, attraverso l’introduzione di appositi plugin dedicati proprio ai libri sociali, di svolgere tutte le funzioni previste.