Libro firma digitale: come firmare in mobilità senza smart card e con valore legale

Nell’immaginario comune, la scrivania di un manager è occupata da faldoni di atti da sottoscrivere uno per uno: una visione superata, grazie a soluzioni innovative, in ambito di gestione documentale, come il libro firma digitale.

Con pochi click ed evitando di inserire più volte le credenziali, sarà possibile firmare diversi documenti da remoto e senza la necessità di dispositivi come le smart card: il workflow si semplifica in maniera notevole, vengono ridotti i tempi dell’iter autorizzativo e in generale si può beneficiare della comodità e della flessibilità offerte dalla soluzione, utilizzabile da ogni dispositivo anche mobile. 

Inoltre, le peculiarità tecniche della firma digitale permettono di conferire pieno valore legale ai file sottoscritti, in conformità alle norme previste dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale e al regolamento europeo eIDAS. Grazie ai certificati della firma, infatti, è sempre possibile ricondurre la sottoscrizione a chi l’ha apposta, per cui il livello di sicurezza è maggiore rispetto alla classica firma autografa.  

Libro firma digitale, diffusione e funzioni 

Proprio per le peculiarità tecniche che rendono la firma digitale una soluzione estremamente comoda, il suo utilizzo va crescendo: considerando i dati AgID – Agenzia per l’Italia Digitale tra gennaio e giugno 2021 i certificati qualificati di firma digitale attivi erano 26.265.987, di cui 81,65% con firma remota. Sono state 2.202.413.066 le firme digitali remote generate in quel periodo di tempo, mentre tra luglio e dicembre 2021 i certificati attivi erano 29.235.137 di cui l’84,98% con firma remota.

Cresce dunque la consapevolezza dell’utilità di questo strumento. E in generale, è in crescita il trend legato alla diffusione dell’identità digitale, come evidenziato a novembre 2021 dal report dell’Osservatorio Digital Identity della School of Management del Politecnico di Milano in cui si spiega che nel corso del 2021 SPID, cioè il sistema di identità digitale più diffuso tra gli italiani e che consente anche di creare la firma digitale, è posseduto da un maggiorenne su due. 

Alla base del successo delle soluzioni di firma digitale, ci sono sicurezza e comodità. Infatti, grazie a piattaforme di gestione documentale che integrano tale funzione, la firma può essere applicata a più file senza dover inserire ogni volta le credenziali: una soluzione che prende il nome di libro firma digitale, fascicoli virtuali in cui vengono inclusi diversi documenti da sottoscrivere, i quali possono essere firmati senza dover inserire per ognuno di essi le credenziali della firma digitale, evitando anche di generare ogni volta una OTP – One time password. 

I vantaggi del libro firma digitale 

Si intuisce quindi come il libro firma digitale sia una soluzione che semplifica in maniera notevole i flussi di lavoro. I vantaggi per esempio sono riconducibili a: 

• Velocizzazione dell’iter autorizzativo: l’intero workflow legato alla gestione delle pratiche diventa più semplice e rapido, con un evidente taglio dei tempi. 
• Comodità e flessibilità: senza dover utilizzare token o smart card, che possono venir dimenticati, andar persi o rompersi, si potrà firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo, anche se non ci si trova in ufficio, conferendo pieno valore legale ai documenti. Un beneficio anche per la continuità operativa, sempre garantita. 
• Garanzie di sicurezza: la firma digitale permette sempre di identificare l’autore della sottoscrizione, invertendo l’onere della prova in caso di contestazione. Questa qualità, in combinazione con un’accurata gestione delle autorizzazioni per consultare e firmare i documenti, tutela il contenuto e mette al riparo da possibili illeciti o errori. 

Libro firma digitale con piattaforma documentale: come fare in pratica 

Occuparsi del libro firma digitale è molto semplice e intuitivo, se si dispone di una soluzione informatica che integra tale funzione. Accedendo infatti a una piattaforma in cloud per la gestione dei documenti, si potrà creare una cartella in cui raggruppare i file ai quali apporre la firma digitale.

Questa cartella potrà essere associata a diversi utenti, i quali potranno accedervi e firmare i documenti, sempre tramite la piattaforma. Tutto l’iter viene quindi gestito in un unico ambiente di lavoro virtuale, senza che sia necessario salvare sul proprio dispositivo i documenti o condividerli via e-mail, riducendo quindi i rischi per la sicurezza.  

Accedendo al libro firma digitale si potranno visualizzare tutti i documenti contenuti e sottoscriverli con firma digitale, ma senza dover inserire ogni volta le credenziali e attendere la generazione dell’OTP. Una soluzione che consente di risparmiare tempo e che rende più fluido l’intero processo.