Cataloga ed archivia a norma le PEC.
AWMail: la soluzione definitiva
per catalogare ed archiviare
le tue caselle di posta elettronica e PEC
AWMail: la soluzione definitiva
per catalogare ed archiviare
le tue caselle di posta elettronica e PEC
AWMail cataloga automaticamente messaggi ed allegati di tutte le caselle di posta elettronica e PEC, qualunque sia il fornitore
Il catalogo è accessibile ovunque, da Desktop, Tablet o Smartphone, in modo sicuro e riservato
AWMail...in breve
AWMail è un servizio applicativo “multi-piattaforma” e “multi-account” per l’archiviazione e la catalogazione automatica della POSTA ELETTRONICA e delle PEC, con strumenti avanzati di analisi multidimensionale. Risolve in modo definitivo le problematiche di archiviazione, catalogazione e ricerca della posta e degli allegati. Opera nel rispetto dei requisiti di sicurezza e riservatezza, indipendenza dal client di mail, utilizzo di strumenti personali per l’accesso a informazioni aziendali (BYOD).
AWMail lascia libero l’utente di utilizzare i sistemi di posta abituali, senza nessuna limitazione. Le informazioni catalogate ed archiviate saranno disponibili e consultabili tramite le APP multipiattaforma per dispostivi Tablet e Smartphone (IOS, Android) e sistemi Desktop (MS-Windows e MAC).
CATALOGAZIONE ED ARCHIVIAZIONE
Le mail sono archiviate automaticamente in categorie virtuali, strutturate secondo logiche articolate e multilivello.
I documenti allegati sono estratti dal corpo del messaggio, conservandone il riferimento. Sono a loro volta catalogati in base al contenuto, al formato, alle regole di archiviazione di base (oggetto, destinatario, mittente, ecc…) o auto-apprese “by example”.
AWMail si integra completamente per queste funzionalità con la gestione documentale di AWDoc.
UN ASSISTENTE SILENZIOSO E AUTOMATICO
Una piattaforma aperta ed integrabile, che opera come un assistente silenzioso e affidabile che elabora in modo trasparente le caselle postali, senza modificare l’operatività dell’utente, che contibua ad utilizzare i client di posta abituali.
INDICIZZAZIONE E RICERCA
Tutte le mail ed i relativi allegati sono indicizzati per mezzo di un potente sistema che consente ricerche a testo libero sull’intero contenuto dell’archivio.
Le ricerche ripetitive possono essere memorizzate come cartelle virtuali il cui contenuto viene aggiornato costantemente.
UN HUB PER TUTTE LE CASELLE POSTALI
AWMail centralizza in un unica applicazione la gestione di molteplici caselle postali. Questa caratteristica è molto utile quando si utilizzano caselle postali collegate ad una funzione aziendale, piuttosto che ad un singolo utente (es: amministrazione@società.com, protocollo@società.com). In questo modo l’accesso è garantito a tutti gli utenti di AWmail che ne hanno titolo, opportunamente configurati, senza far uso di alias o altre soluzioni non efficienti e sicure.
CATALOGAZIONE ED ARCHIVIAZIONE
Le mail sono archiviate automaticamente in categorie virtuali, strutturate secondo logiche articolate e multilivello.
I documenti allegati sono estratti dal corpo del messaggio, conservandone il riferimento. Sono a loro volta catalogati in base al contenuto, al formato, alle regole di archiviazione di base (oggetto, destinatario, mittente, ecc…) o auto-apprese “by example”.
UN ASSISTENTE SILENZIOSO E AUTOMATICO
Una piattaforma aperta ed integrabile, che opera come un assistente silenzioso e affidabile che elabora in modo trasparente le caselle postali, senza modificare l’operatività dell’utente, che contibua ad utilizzare i client di posta abituali.
INDICIZZAZIONE E RICERCA
Tutte le mail ed i relativi allegati sono indicizzati per mezzo di un potente sistema che consente ricerche a testo libero sull’intero contenuto dell’archivio.
Le ricerche ripetitive possono essere memorizzate come cartelle virtuali il cui contenuto viene aggiornato costantemente.
UN HUB PER TUTTE LE CASELLE POSTALI
AWMail centralizza in un unica applicazione la gestione di molteplici caselle postali. Questa caratteristica è molto utile quando si utilizzano caselle postali collegate ad una funzione aziendale, piuttosto che ad un singolo utente (es: amministrazione@società.com, protocollo@società.com). In questo modo l’accesso è garantito a tutti gli utenti di AWmail che ne hanno titolo, opportunamente configurati, senza far uso di alias o altre soluzioni non efficienti e sicure.
DASHBOARD DI AMMINISTRAZIONE
L’amministratore del sistema configura in AWMail tutte le caselle postali che debbono essere gestite e le politiche di archiviazione. Ha la possibilità di attivare e sospendere il processo di catalogazione, secondo le necessità, e visualizza in qualsiasi momento lo stato della catalogazione. Inoltre un sistema di notifica automatico avverte della necessità di effettuare operazioni di aggiornamento o della sussistenza di problemi di archiviazione da risolvere (credenziali scadute, ecc…).
CATALOGA ED ARCHIVIA A NORMA LE PEC
Una corretta gestione delle caselle PEC prevede la loro conservazione a norma per 10 anni. Lo stesso trattamento riservato ai documenti informatici ed alle comunicazioni aziendali rilevanti. I certificati digitali che rendono valida la PEC spesso non hanno questa durata temporale. E’ quindi necessario attivare il processo di conservazione a norma, che ha precise caratteristiche legali.
Non è sufficiente, infatti, come qualcuno pensa, salvare le PEC sul proprio sistema.
AWMail integra automaticamente ed in modo trasparente l’archiviazione delle caselle PEC con le funzioni di Archivizione Sostitutiva a Norma. In questo modo ne garantisce la validità per il periodo richiesto dalla normativa.
AUTOMAZIONE PROCESSI RICORRENTI
Tramite il potente meccanismo dei plug-in (ovvero dei semplici moduli custom implementati su specifiche del Cliente) AWMail è in grado di automatizzare flussi di lavoro ricorrenti che si basano sullo scambio di email verso funzioni aziendali specifiche. Questo consente di automatizzare in modo semplice ed efficace processi organizzativi come il “libro firma”, l’approvazione di documenti, le richieste di acquisto e molti altri definiti in base a specifiche esigenze.
ANALISI FORENSE
Il trattamento effettuatao in automatico per l’archiviazione delle mail è particolarmente utile per la creazione di fascicoli opportunamnete definiti che sono utili per la produzione di docuemntazione in caso di contensiosi o al momento di dimostrare uno scambio di informazioni avvenuto nel passato. Le mail sono infatti archiviate, oltre che in formato nativo, anche in formato PDF e raggruppate in cartelle definite in base a opportuni requisiti. In abbinamento con i vari sistemi di selezione e ricerca offerti dalla piattaforma questo consente una veloce elaborazione dei docuemnti in funzione delle varie necessità.
DASHBOARD DI AMMINISTRAZIONE
L’amministratore del sistema configura in AWMail tutte le caselle postali che debbono essere gestite e le politiche di archiviazione. Ha la possibilità di attivare e sospendere il processo di catalogazione, secondo le necessità, e visualizza in qualsiasi momento lo stato della catalogazione. Inoltre un sistema di notifica automatico avverte della necessità di effettuare operazioni di aggiornamento o della sussistenza di problemi di archiviazione da risolvere (credenziali scadute, ecc…).
CATALOGA ED ARCHIVIA A NORMA LE PEC
Una corretta gestione delle caselle PEC prevede la loro conservazione a norma per 10 anni. Lo stesso trattamento riservato ai documenti informatici ed alle comunicazioni aziendali rilevanti. I certificati digitali che rendono valida la PEC spesso non hanno questa durata temporale. E’ quindi necessario attivare il processo di conservazione a norma, che ha precise caratteristiche legali.
Non è sufficiente, infatti, come qualcuno pensa, salvare le PEC sul proprio sistema.
AWMail integra automaticamente ed in modo trasparente l’archiviazione delle caselle PEC con le funzioni di Archivizione Sostitutiva a Norma. In questo modo ne garantisce la validità per il periodo richiesto dalla normativa.
AUTOMAZIONE PROCESSI RICORRENTI
Tramite il potente meccanismo dei plug-in (ovvero dei semplici moduli custom implementati su specifiche del Cliente) AWMail è in grado di automatizzare flussi di lavoro ricorrenti che si basano sullo scambio di email verso funzioni aziendali specifiche. Questo consente di automatizzare in modo semplice ed efficace processi organizzativi come il “libro firma”, l’approvazione di documenti, le richieste di acquisto e molti altri definiti in base a specifiche esigenze.
ANALISI FORENSE
Il trattamento effettuatao in automatico per l’archiviazione delle mail è particolarmente utile per la creazione di fascicoli opportunamnete definiti che sono utili per la produzione di docuemntazione in caso di contensiosi o al momento di dimostrare uno scambio di informazioni avvenuto nel passato. Le mail sono infatti archiviate, oltre che in formato nativo, anche in formato PDF e raggruppate in cartelle definite in base a opportuni requisiti. In abbinamento con i vari sistemi di selezione e ricerca offerti dalla piattaforma questo consente una veloce elaborazione dei docuemnti in funzione delle varie necessità.
