Come organizzare un CDA digitale: la soluzione completa per la governance aziendale

Non si tratta di svolgere da remoto gli stessi processi richiesti nelle riunioni dal vivo: organizzare un CDA digitale richiede particolare attenzione alla sicurezza, oltre a una vera e propria ridefinizione delle attività e non la loro sola semplice trasposizione in ambiente virtuale.

Per questo è essenziale dotarsi di una soluzione informatica realizzata appositamente per rendere più comodo e facile, ma al contempo efficiente e a prova di rischi, gestire le sedute del Consiglio d’amministrazione.

AWDoc di AWTech si pone questi obiettivi, consentendo di occuparsi di ogni aspetto nello stesso ambiente digitale di lavoro e, di conseguenza, garantendo i massimi livelli di riservatezza nelle comunicazioni così come nelle diverse fasi documentali.

Uno strumento oltretutto molto semplice da usare, in quanto non richiede particolari conoscenze di programmazione per cui non è necessario appoggiarsi a tecnici per la sua installazione o predisporre corsi di formazione per gli utenti che dovranno servirsene.  

Organizza un CDA digitale, perché scegliere AWDoc  

AWDoc risulta particolarmente adatta per l’organizzazione e la gestione del CDA digitale per alcune caratteristiche native che la rendono semplice da utilizzare, veloce e sicura. Alla luce delle considerazioni che sempre bisognerebbe fare nel momento in cui si valuta la scelta di uno strumento per un compito così delicato, come occuparsi del Consiglio d’amministrazione, le qualità più significative di AWDoc sono: 

• Essere una soluzione “chiavi in mano” molto semplice: trattandosi di un servizio applicativo cloud, l’installazione di AWDoc non richiederà particolari sforzi operativi. Una volta acquistato il servizio, l’applicazione sarà subito configurabile e utilizzabile. Si integra molto facilmente con i sistemi aziendali e non richiede competenze nel campo dei linguaggi di programmazione per essere implementata e usata. 
• Prevedere sin dalla sua progettazione aspetti di cyber security e data protection: in ottemperanza al principio della privacy by design indicato nel regolamento europeo sulla protezione dei dati GDPR, AWDoc è stata progettata e realizzata con alti standard di sicurezza. Un elemento fondamentale considerando l’utilizzo nell’ambito delle riunioni del CDA digitale, in cui la riservatezza è il principale fattore da non trascurare mai, in nessuna fase delle attività. Tra le misure di sicurezza che AWDoc utilizza ci sono la crittografia, per tutelare il contenuto dei documenti, l’opportunità di individuare diversi livelli di accesso ai documenti, l’integrazione con la firma elettronica avanzata e, soprattutto, la possibilità di svolgere ogni attività, anche di diversa natura, nello stesso perimetro digitale, sfruttando un’infrastruttura sicura per comunicare e condividere materiale. 

• Consentire un alto livello di flessibilità: l’architettura in cloud consente di utilizzare AWDoc da qualsiasi dispositivo, quindi non solo dal proprio computer desktop, ma anche da Tablet e Smartphone. Ciò permette di collegarsi alle riunioni del CDA digitale e gestire la documentazione in qualsiasi luogo e in ogni momento. In questo modo si tagliano di netto i tempi per organizzare e svolgere queste attività, che possono essere affrontate anche da remoto senza dover prevedere eventuali trasferimenti, che comporterebbero anche costi aggiuntivi.  

Tutti aspetti che rendono la piattaforma applicativa AWDoc semplice da utilizzare ma per questo non meno performante. Inoltre, essendo il programma erogato come servizio applicativo in cloud (SAAS), si avrà sempre la certezza di poter contare su AWTech come partner tecnologico affidabile, pronto a fornire assistenza in caso di problemi. 

Come funziona il CDA digitale con AWDoc 

Dal punto di vista pratico, organizzare un CDA digitale con AWDoc richiede il collegamento alla piattaforma da parte dei soggetti invitati. Grazie ai livelli di accesso che si possono stabilire, potranno accedere solo gli utenti abilitati, che potranno avere diversi profili di consultazione, modifica e condivisione dei documenti. In questo modo, si evita che i contenuti di materiale strategico, come per esempio i verbali del CDA, possano essere divulgati a soggetti non autorizzati o peggio a competitor.

Le fasi documentali, del resto, sono svolte in totale sicurezza grazie all’applicazione stessa. Dopo la creazione di un documento informatico, o la gestione di un documento pre-esistente, che sarà facilmente reperibile grazie all’integrazione con i sistemi aziendali, si potrà procedere alla condivisione attraverso canali sicuri e riservati, così come alti standard di protezione sono contemplati per la sottoscrizione degli atti, grazie all’integrazione con le soluzioni di firma elettronica che AWDoc gestisce nativamente.  

Non solo. È importante sottolineare che tutte le operazioni di consultazione ed eventualmente di firma digitale si svolgono all’interno dell’applicazione senza necessità di far uscire i documenti dal pieno controllo a cui sono soggetti, evitando rischi di intrusioni e vulnerabilità. Allo stesso modo, una volta concluso il ciclo documentale, il materiale crittografato potrà essere inviato in via automatica al sistema di conservazione a norma, con un collegamento diretto dall’applicazione.

I documenti inoltre potranno costituire un archivio storico, sempre disponibile e consultabile con potenti strumenti di ricerca, realizzando una vera e propria biblioteca digitale che raccoglie tutto il materiale collegato alla governance dell’azienda.