Libri sociali obbligatori: la guida pratica per una dematerializzazione a norma
La digitalizzazione rivoluziona i processi legati alla gestione e tenuta dei libri sociali obbligatori. È importante però capire che non si tratta solo di usare il computer o il tablet per fare esattamente le stesse azioni che si dovevano compiere servendosi di carta e inchiostro. Passaggi superflui vengono eliminati e sostituiti con metodi più efficienti e sicuri, i tempi si accorciano e i costi si riducono. Leva del cambiamento è adottare una soluzione informatica studiata proprio per rendere più efficace questa attività documentale. È utile quindi capire come, nello specifico, questi cambiamenti vengono affrontati e quali sono gli impatti in azienda.
Le fasi della gestione dei libri sociali obbligatori
Innanzitutto, va precisato che le diverse fasi dei processi che riguardano i libri sociali obbligatori non possono essere improvvisate, ma sono indicate con precisione dalla legge. L’articolo 2215-bis del Codice Civile e l’articolo 39 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, dettano le regole cui bisogna adempiere. Le fasi individuate dalla normativa sono quattro:
- Redazione del libro sociale in formato digitale: il documento creato deve avere un formato che non è possibile modificare, come il PDF, deve garantire la consequenzialità dei testi e fornire un’impronta documentale legata alle precedenti.
- Firma digitale: l’apposizione, possibile anche da remoto, permette di ridisegnare il processo di sottoscrizione, rendendolo più fluido e dando la possibilità ai coinvolti di adempiervi anche se non riuniti fisicamente.
- Tenuta digitale dei libri sociali: il legale rappresentanze dell’azienda, o sua persona delegata, deve apporre la firma digitale e la marca temporale.
- Conservazione a norma: il libro sociale così composto viene versato in un sistema di conservazione a norma, tramite canali sicuri, affidandosi a provider specializzati.
Le prime due fasi vanno svolte entro trenta giorni dalla delibera, mentre le altre due entro un anno.
Sebbene il processo sembri molto articolato, usando una soluzione informatica dall’interfaccia semplice e intuitiva è, al contrario, più semplice, veloce ed efficiente, oltre che sostenibile rispetto alla tradizionale gestione cartacea
Libri sociali obbligatori, come si digitalizza il processo in pratica
Disponendo di una piattaforma di questo genere, innanzitutto si deve procedere alla creazione del documento. Questo può esser fatto tramite un programma di videoscrittura, utilizzando un modello predisposto dalla soluzione per la gestione dei libri sociali obbligatori. Grazie all’integrazione tra i sistemi, è possibile accedere al file direttamente dalla piattaforma di gestione, in base alle autorizzazioni di cui si è in possesso. È utile, infatti, che la soluzione dia la possibilità di impostare differenti livelli di accesso, per offrire maggiori garanzie di tutela della riservatezza. In questa fase si possono apportare revisioni e, se si vuole, numerare le pagine, processo non obbligatorio a differenza della procedura con la carta.
In seguito, il file deve essere trasformato in un documento che non si può modificare, unito ai precedenti, firmato digitalmente, e inserito in una cartella di archiviazione. La soluzione digitale per la gestione e tenuta dei libri sociali obbligatori può gestire in automatico questa fase, rendendo disponibile nella cartella di archivio il prodotto finito e completo.
Tutto così è in ordine: segretario e presidente che devono apporre le loro firme digitali accedendo alle loro cartelle vedranno solo i documenti da sottoscrivere, in modo da non fare confusione. Utile che si possa apporre la firma da qualsiasi dispositivo, anche da remoto, in modo da garantire al massimo la continuità operativa nonostante i coinvolti nel processo non si trovino fisicamente in ufficio.
L’invio nel sistema di conservazione può avvenire in automatico, gestito in toto dalla piattaforma. L’operatore dovrà programmarlo scegliendo una data precisa in un calendario digitale. Grazie alla piattaforma è utile monitorare lo stato di avanzamento del processo di versamento, venendo avvisati a procedura conclusa. In seguito, i documenti saranno sempre facilmente reperibili, fruibili e consultabili tramite la piattaforma.
