Dematerializzazione dei libri sociali: più efficienza dei processi di governance con AWTech
La dematerializzazione dei libri sociali è una priorità da affrontare in azienda per rendere snello, rapido ed efficiente il processo di governance di tali documenti obbligatori. Si può attuare la rivoluzione delle attività legate alla loro gestione e tenuta digitalizzando ogni fase prevista dalla legge, del resto la normativa contempla questa possibilità prevedendo anche che gli atti siano nativi digitali. Servono i giusti strumenti per concretizzare questo approccio: AWDoc, piattaforma applicativa di AWTech, consente di gestire in un unico ambiente di lavoro tutti i processi, rendendoli più semplici e sicuri, nel pieno rispetto delle disposizioni normative sul tema.
Dematerializzazione dei libri sociali, perché scegliere AWDoc
Ciò che rende l’adozione di AWDoc in azienda una scelta particolarmente oculata per la dematerializzazione dei libri sociali sono le caratteristiche intrinseche della soluzione, una piattaforma in cloud facile da utilizzare e accessibile da qualsiasi dispositivo, che garantisce la massima sicurezza nella gestione e condivisione dei documenti, grazie alla cifratura ed alla gestione degli accessi. I vantaggi che derivano dall’adozione di questo strumento sono in particolare:
- Tutela della continuità operativa: la flessibilità di AWDoc data dalla propria architettura in cloud si manifesta nella possibilità di gestire un gran numero di processi e documenti in modo veloce ed efficace, oltre che nell’opportunità di utilizzare la soluzione da qualunque dispositivo e in qualsiasi momento, senza essere legati alla necessità di trovarsi in ufficio per lo svolgimento delle attività preparatorie e la redazione dei documenti o per firmare digitalmente i libri sociali prima della loro conservazione.
- Semplificazione dei processi organizzativi dell’azienda: con AWDoc le fasi dell’iter di gestione e tenuta dei libri sociali vengono ridisegnati in un’ottica di efficienza, automatizzando alcuni passaggi e digitalizzando l’intera procedura, dalla creazione del documento al versamento nel sistema di conservazione a norma.
- Attenzione alla sicurezza: AWDoc offre un unico ambiente di lavoro in cui si svolgono tutte le fasi del processo, compresa la condivisione dei documenti e la firma digitale. Un sofisticato sistema di notifiche permette di avvisare i diretti interessati della presenza di documenti da sottoscrivere o leggere o editare senza che debbano effettuare il download. Inoltre, la gestione degli aspetti privacy e l’introduzione di diversi livelli di accesso proteggono il contenuto riservato dei documenti.
- Conformità alle disposizioni di legge: AWDoc consente la gestione dei libri sociali in perfetta aderenza alle indicazioni del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale e del Codice Civile, di conseguenza si avrà la sicurezza di svolgere il processo secondo le regole, non trascurando nessun aspetto, e garantendo quindi il pieno valore legale della documentazione trattata.
Come funziona la dematerializzazione dei libri sociali con AWDoc
AWDoc, dunque, consente di svolgere ogni fase della dematerializzazione dei libri sociali. La piattaforma permette la predisposizione del libro sociale da redigere con un qualsiasi programma di video scrittura, in base ai modelli creati dalla stessa Organizzazione, in funzione delle politiche adottate. Gli utenti che svolgono questa fase possono assumere ruoli diversi e dunque essere autorizzati ad attività diverse. Dai redattori ai revisori agli approvatori, ognuno entra con le proprie credenziali ed è abilitato a un diverso livello di accesso.
Documenti come i verbali dei Consigli di Amministrazione possono essere creati e gestiti tra le varie figure coinvolte direttamente nello spazio di lavoro di AWDoc, garantendo standard di sicurezza più elevati dei processi tradizionali. Anche in questo caso, infatti, per la consultazione e le altre attività si accede tramite credenziali. Plugin specifici poi abilitano all’approvazione e sottoscrizione dei documenti, come il plugin “Votazione” che serve per approvare i verbali, o l’integrazione con la firma digitale remota per firmare con pieno valore legale anche a distanza, o ancora applicare firme e marche temporali per ridisegnare il tradizionale processo di approvazione.
AWDoc permette di tenere tutto in ordine e in qualsiasi momento sarà possibile consultare in modo rapido e veloce i documenti di cui si ha bisogno. Una volta concluso tutto il processo, il documento sarà trasferito nel sistema di conservazione, che ne proteggerà il valore legale del contenuto secondo le disposizioni dell’articolo 44 del CAD.
