Archiviazione Documentale Sostitutiva: Come Farla al Meglio e in Regola

La normativa italiana attraverso la conservazione sostitutiva dei documenti offre a imprese e professionisti i parametri per mantenerne inalterate le caratteristiche e il valore legale nel corso del tempo. Solo infatti attraverso un preciso procedimento di archiviazione documentale sostitutiva, avvalendosi dei giusti supporti digitali, è possibile garantire la sicurezza dei documenti e aver la certezza che siano sempre fruibili, facilmente reperibili e affidabili. Per raggiungere questo obiettivo servono adeguati strumenti informatici: adottare questi sistemi avrà oltretutto conseguenze benefiche anche su altri aspetti dell’attività aziendale, come per esempio la semplificazione delle procedure, una migliore gestione delle risorse e il risparmio di tempo nello svolgimento delle operazioni. 

Archiviazione sostitutiva e normativa: perché è importante garantire la conformità 

La questione legata ad archiviazione sostitutiva e normativa di riferimento rappresenta senza dubbio una delle priorità sui tavoli dei responsabili aziendali di qualsiasi organizzazione. Garantire la conformità legale dei documenti che circolano in azienda, infatti è un requisito essenziale per il benessere del business nel suo complesso. Un obiettivo tutt’altro che semplice. Archiviazione sostitutiva e normativa devono infatti andare di pari passo: le soluzioni di conservazione documentale devono essere in grado di adeguarsi costantemente a ogni aggiornamento legale, in modo tale da assicurare all’impresa la possibilità di rispondere adeguatamente a eventuali notifiche da parte di Agenzia Entrate e Riscossioni, controlli fiscali, contenziosi giuridici o comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Considerando questo panorama, che può sembrare particolarmente insidioso, archiviazione sostitutiva e normativa sono argomenti che rischiano di togliere il sonno a più di un responsabile aziendale. Le organizzazioni, infatti, generano una grande quantità di documenti ogni giorno: ogni atto non adeguatamente conservato, in futuro, rischia di trasformarsi in un grattacapo legale, o quantomeno, amministrativo. Ma niente paura: nei prossimi paragrafi analizzeremo in maniera esaustiva tutto ciò che occorre sapere per non farsi trovare impreparati in merito ad archiviazione sostitutiva e normativa di riferimento. 

Conservazione sostitutiva dei documenti, come essere in regola 

Il testo normativo di riferimento per comprendere in cosa consista la conservazione documentale sostitutiva è il CAD – Codice dell’amministrazione digitale. Emerge che la messa in conservazione consiste nel salvataggio su uno strumento digitale di documenti e fascicoli, i quali possono essere di tipologia differente come per esempio i contratti e i messaggi di PEC – Posta elettronica certificata. L’articolo 44 del CAD in particolare stabilisce che il sistema di conservazione deve garantire le seguenti caratteristiche dei documenti:  

• autenticità, cioè deve essere in grado di conferire la certezza dell’autore del documento  
• integrità, perché il documento non deve poter essere alterato o modificato  
• affidabilità, in relazione alla sicurezza del documento  
• leggibilità, in quanto il formato deve rendere sempre fruibile, anche in futuro, il testo  
• reperibilità, garantendo la facilità nel trovare il documento ricercato ed eliminando il rischio che questo possa venir perso o cancellato, anche accidentalmente.  

Le Linee Guida sulla conservazione dei documenti informatici 

Dal punto di vista operativo, le Linee Guida AgID, entrate in vigore il 12 settembre 2020, rappresentano il testo di riferimento. A partire da questa data sono stati abrogati il DPCM 13.11.2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici) e il DPCM 3.12.2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione). Le Linee Guida AgID offrono un quadro completo su come le diverse fasi della gestione documentale devono essere affrontate in conformità al Codice dell’amministrazione digitale, dunque considerando anche la conservazione sostitutiva dei documenti.  

Le Linee Guida hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes.  

Si precisa per esempio che il sistema di conservazione in cui si deposita il documento informatico deve essere appositamente dedicato a questa attività. Non è infatti corretto ritenere adeguatamente conservato un documento semplicemente salvato in una comune memoria, come per esempio sul proprio PC.  

È importante quindi scegliere uno strumento appositamente creato per la conservazione, fornito da un provider affidabile. Le Linee Guida AgID per la archiviazione documentale sostitutiva prevedono che i fornitori di tali soluzioni agiscano in conformità di norme standard riconosciute a livello internazionale, come per esempio la ISO/IEC 27001 che determina i parametri del sistema di gestione della sicurezza, oppure le raccomandazioni ETSI su come realizzare e gestire sistemi affidabili destinati a conservare elettronicamente le informazioni.

Conservazione sostitutiva dei documenti in pratica 

Come spiegano le Linee Guida AgID, il processo per la messa in conservazione dei documenti prevede l’acquisizione del file da parte del sistema, a cui deve seguire una fase di verifica per controllare che il documento sia in linea con le indicazioni normative. Nel caso così non fosse, il documento sarà rifiutato dal sistema di conservazione, altrimenti sarà generato un “rapporto di versamento”, che contiene un riferimento temporale.  

Il rapporto poi sarà sottoscritto con firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Il tutto può avvenire in modo completamente automatizzato. Un’azienda o un professionista che si dovessero avvalere di uno strumento di gestione e archiviazione documentale, per esempio un’applicazione che consenta di gestire ogni fase del processo dalla creazione al deposito del documento informatico, non dovrà far nulla. Infatti, il software in automatico si preoccuperà di inviare al sistema di conservazione il documento sottoscritto, senza che sia richiesta alcuna azione particolare.    

Archiviazione documentale sostitutiva: una riflessione a parte, in merito alla PEC  

Affrontando il tema dell’archiviazione documentale sostitutiva, la questione della PEC merita una riflessione a parte. Attraverso la posta elettronica certificata passa gran parte della documentazione che ha valenza legale per l’organizzazione: oggi, dunque, implementare un sistema di archiviazione documentale sostitutiva che garantisca la piena conformità dei messaggi PEC è un requisito basilare per qualsiasi impresa. Nonostante questa considerazione possa apparire banale, però, ancora troppo spesso i responsabili aziendali non compiono la scelta più efficace per l’archiviazione documentale sostitutiva di questo tipo di comunicazioni.

La strada più immediata, infatti, può sembrare quella di affidarsi allo stesso provider di posta elettronica: qualsiasi fornitore PEC offre pacchetti integrati con un sistema di conservazione a norma. Questa soluzione, però, presenta criticità su quattro diversi fronti:  

• il servizio aggiuntivo fa alzare considerevolmente il costo complessivo  
• non offre funzionalità di archiviazione evolute, necessarie per reperire rapidamente il documento di cui si ha bisogno in caso di necessità 
• nel caso in cui si gestiscano PEC di diversi provider, la totalità dei messaggi sarebbe conservata in maniera frammentata e non omogenea  
• vincola l’azienda allo stesso fornitore per un decennio. L’obbligo di archiviazione documentale sostitutiva, infatti, dura dieci anni: un lungo arco temporale, nel quale è plausibile si voglia, o debba, cambiare provider PEC 

Per svincolarsi da questa dipendenza e ottenere una soluzione di conservazione a norma centralizzata e pienamente performante anche per i messaggi PEC, l’ideale è implementare una piattaforma di archiviazione sostitutiva fornita da un partner esterno autorevole, certificato e di comprovata esperienza.  

Conservazione sostitutiva dei documenti, i vantaggi 

Riuscire a far collimare perfettamente policy di archiviazione sostitutiva e normativa di riferimento offre vantaggi concreti a più livelli. La conservazione documentale sostitutiva svolta secondo le regole previste dal CAD e spiegate dalle Linee Guida AgID, infatti, permette a chi ne usufruisce di ottenere delle benefiche conseguenze sulla propria operatività.

Risulterà molto semplice infatti reperire un documento, un’azione che potrà essere svolta rapidamente in pochi passaggi rispondendo quindi prontamente a esigenze operative, a richieste di clienti, fornitori e avendo tutto a disposizione in caso di audit o controlli delle autorità. I file, infatti, saranno custoditi in modo ordinato come se si trovassero sugli scaffali di una libreria digitale.   

Inoltre, in ottemperanza al GDPR, la sicurezza delle informazioni sarà sempre garantita: i sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti, infatti, sono predisposti alla tutela delle informazioni contenute, per esempio fornendo differenti livelli di autorizzazione all’accesso all’archivio documentale.