Gestionale PEC: Come Scegliere il Software Giusto

Documenti di qualsiasi natura sono ormai per lo più scambiati via mail e spesso mediante posta elettronica certificata, ovvero utilizzando mail che hanno valore legale. Un software per la gestione delle PEC rappresenta quindi uno strumento indispensabile per lavorare in modo strutturato e metodico centralizzando l’archiviazione, consultazione e conservazione delle PEC, anche se di diversi fornitori. 

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata e cosa sono i software gestione PEC 

La PEC  è uno strumento di comunicazione che concettualmente si avvicina alla raccomandata con ricevuta di ritorno, in pratica, con la PEC viene certificato che un messaggio di posta elettronica (quindi digitale e non cartaceo, come nel caso della raccomandata) è stato inviato e consegnato e se ne assicura la possibilità d’uso anche in caso di contenzioso. Dal punto di vista tecnico, tale messaggio diviene un pacchetto di dati (busta di trasporto) sottoscritto con firma elettronica a garanzia della provenienza, integrità e autenticità richieste per essere valido.  

Organizzare in maniera efficace le PEC attraverso l’implementazione di un gestionale per PEC manager evoluto significa archiviare a norma di legge le PEC inviate e ricevute, nonché i messaggi di accettazione e consegna, ma anche gestire in modo più efficiente tutti i documenti che vengono trasmessi, considerando che spesso si hanno più caselle di posta certificata.  

Software gestione PEC aziendale, perché serve? 

In primo luogo, un software gestione PEC è una piattaforma che serve per semplificare e centralizzare l’amministrazione di un numero elevato di caselle di posta elettronica certificata e di account. Si occupa quindi di organizzare i contenuti e di tenere correttamente collegati ricevute e messaggi. Un gestionale per PEC manager, infatti, suddivide questi ultimi per tipologie classificandoli, per esempio, in relazione ai diversi processi aziendali.  

Inoltre, mediante un software di gestione PEC è possibile definire policy di accesso e permessi ai documenti in modo flessibile e adattabile a ciascuna organizzazione.  

A questo punto, sarà molto più facile per gli operatori, oltre che per gli amministratori di sistema, risalire a tutte le informazioni di cui hanno bisogno. 

Conservazione dei messaggi nei programmi per PEC manager: le norme di riferimento  

Analizzando il ruolo dei programmi per PEC manager, non ci si può esimere dal considerare anche la normativa di riferimento che regolamenta la conservazione dei messaggi. A tale proposito, innanzitutto, è opportuno ricordare che l’articolo 2220 del Codice civile dispone che la PEC debba essere conservata per dieci anni. Non solo: i messaggi PEC sono documenti elettronici a tutti gli effetti e, pertanto, rientrano anche nell’ambito di applicazione del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale: secondo l’articolo n. 44 di questo testo unico, un sistema di conservazione è ritenuto conforme solo se in grado di mantenere intatte nel corso del tempo le qualità di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.  

Per essere davvero validi, dunque, i programmi per PEC manager devono integrare automaticamente la funzionalità di archiviazione delle caselle di posta elettronica con le funzioni di archiviazione sostitutiva a norma, garantendone la validità per il periodo di tempo prestabilito. 

Gestionale per PEC manager: perché rivolgersi a un fornitore indipendente  

A seguito di quanto espresso nel precedente paragrafo, vediamo perché è importante rivolgersi a un fornitore indipendente per implementare il gestionale per PEC manager: i gestori di posta certificata hanno l’obbligo di conservare la prova di consegna solo per un periodo di 30 mesi mentre, come abbiamo visto, la legislazione sulla conservazione dei documenti fissa tale periodo in 10 anni. Si tratta evidentemente di un intervallo di tempo molto lungo, in cui presumibilmente si dovrà o vorrà cambiare provider: ecco perché diventa preferibile rivolgersi a un fornitore esterno per implementare un software gestione PEC. Un gestionale per PEC manager sviluppato e rilasciato da in fornitore indipendente, infatti, permette di svincolarsi dai singoli provider di posta elettronica, orchestrando in maniera centralizzata e olistica le molteplici caselle postali presenti in tutto l’ambiente PEC aziendale con un approccio multi-piattaforma e multi-account e razionalizzando anche le procedure di conservazione a norma di legge.  

PEC manager, i principali criteri da considerare per individuare il software gestione PEC aziendale ideale  

Il compito prioritario di un software gestione PEC è quello di classificare tutte le PEC ed organizzarle in modo strutturato, fornendo vari criteri di ricerca. Inoltre, deve provvedere alla conservazione a norma delle PEC, in modo da garantirne la validità legale per il tempo stabilito. Centralizzare la conservazione delle PEC di fornitori diversi è molto importante anche perché semplifica le attività di ricerca ed esibizione e fornisce un unico punto di accesso ai dati in conservazione.  

Per una gestione efficace dei messaggi di posta elettronica, il software gestione PEC si connette in automatico alle caselle postali definite e, in modo trasparente all’utente (che continua ad utilizzare per gli invii gli strumenti abituali), classifica ed archivia tutte le mail, in modo da poterle recuperare utilizzando filtri, categorie e strumenti di ricerca a testo libero.  

Nei programmi per PEC manager, la dashboard per amministrare le politiche di archiviazione deve, inoltre, dare una vista puntuale dello stato di catalogazione, far emergere eventuali problemi contribuendo a un workflow agile e, ove possibile, automatizzato.   

Una funzionalità particolarmente utile è quella che permette la creazione di una classificazione predisposta per determinate aree tematiche, che si ritiene utile aggregare ed utilizzare in caso di contenziosi o altre ragioni organizzative.  

Un software di gestione PEC evoluto si integra in modo rapido ed efficace con i sistemi di conservazione digitale a norma, concentra le informazioni in un unico sistema aggregato, integrabile con altre applicazioni, rappresentando così un tassello fondamentale di un più ampio processo di trasformazione digitale.