Gestione CDA: i vantaggi della digitalizzazione documentale. Controlla, personalizza, firma
Keyword: gestione CDA
La gestione del CDA diventa più sicura e semplice grazie alla digitalizzazione documentale. Infatti, sicurezza, semplificazione e flessibilità sono i driver per un’efficiente operatività, che la tecnologia permette di abilitare attraverso soluzioni applicative integrate, basate su architettura cloud, con le quali gestire ogni fase del processo: dalla creazione alla modifica e condivisione dei documenti, al loro monitoraggio e all’invio in conservazione a norma. Vediamo nello specifico cosa serve per una gestione del CDA innovativa ed efficiente.
Le priorità per una gestione CDA efficiente
La cura degli aspetti documentali nell’ambito della gestione del CDA deve tener conto di alcune priorità che, se trascurate, potrebbero creare danni importanti all’azienda. Tra questi, di fondamentale importanza risultano essere tre aspetti in particolare:
- La sicurezza: la tutela della riservatezza è una sfida costante per la gestione CDA, considerando che la normativa internazionale e nazionale sulla privacy e la data protection, rappresentata innanzitutto dal regolamento europeo GDPR, impone l’adozione di misure di protezione adeguate per tutelare i dati trattati. Chi non ottempera alle indicazioni di legge, rischia sanzioni ingenti, oltre a conseguenze gravi in termini di continuità operativa e anche di reputazione del proprio brand.
- La semplificazione: processi troppo elaborati e non facilmente eseguibili anche da chi non ha competenze tecniche possono condurre a intoppi, allungamenti dei tempi di gestione ed errori umani che possono compromettere l’operatività.
- La flessibilità: è importante poter procedere alla gestione del CDA disponendo dei documenti necessari in qualsiasi luogo ci si trovi e in qualsiasi momento, senza dover rimandare pratiche importanti solo perché gli impegni portano a essere lontani dall’ufficio.
La digitalizzazione documentale permette di garantire queste caratteristiche per una virtuosa gestione del CDA basata su un’operatività snella e rapida, risparmiando anche costi organizzativi e assicurando la tutela della riservatezza.
Gestione CDA sicura e semplice, come si fa in pratica
L’innovazione dei processi introdotta dall’adozione di una piattaforma applicativa dedicata, infatti, consente di automatizzare le varie fasi di gestione di un CDA con velocità e a costi contenuti. Una piattaforma basata su architettura cloud integrata con i sistemi aziendali può offrire un alto grado di flessibilità e di personalizzazione, adeguarsi alle esigenze di conformità normativa e garantire nel tempo la scalabilità necessaria a mantenere elevato il livello di servizio atteso. La semplicità d’uso è un aspetto fondamentale, dato l’elevato profilo manageriale dei potenziali utenti, non strettamente legato a competenze informatiche specifiche.
Una piattaforma con queste caratteristiche permette di gestire ogni fase della gestione documentale del CDA in un unico ambiente, dunque offrendo un alto grado di sicurezza e un ecosistema protetto per creare, condividere e validare documenti, fino alla loro trasmissione nel sistema di conservazione.
Più nello specifico, gli aspetti da considerare in questo caso e le tecnologie abilitanti da utilizzare sono:
- La gestione sicura dei documenti con una piattaforma integrata: la garanzia di sicurezza è attuabile attraverso l’uso di una piattaforma integrata con i sistemi aziendali e con il sistema di conservazione, in cui ogni fase della gestione CDA può essere svolta nello stesso ambiente. Per esempio, la modifica e condivisione dei documenti potrà essere fatta direttamente dall’applicazione, gestendo le versioni e la distribuzione in modo automatico.
- La cura degli aspetti tecnici di cyber security con soluzioni come la crittografia: disporre di una soluzione di gestione documentale che contempli il principio della privacy by design, cioè l’attenzione alla data protection sin dalle fasi di progettazione dello strumento, e disponga di soluzioni come la crittografia, è indispensabile per garantire la sicurezza di tutte le fasi documentali della gestione del CDA.
- La possibilità di lavorare da remoto grazie al cloud: l’architettura in cloud consente un alto grado di personalizzazione e flessibilità. Si potranno seguire tutte le fasi della gestione CDA anche senza trovarsi in ufficio, con vantaggi per la continuità operativa della propria azienda e dei clienti.
- Garantire la validazione dei documenti anche a distanza: grazie alla disponibilità di funzionalità di firma (firma elettronica avanzata o qualificata) si potrà firmare ogni documento del CDA garantendone il pieno valore legale, anche se non si è presenti di persona.
- Avere tutto sotto controllo con un monitoraggio costante: l’utilizzo di un sistema di notifiche che avvisi di ogni azione nell’ambito della gestione del CDA permette di avere sempre il quadro della situazione sull’andamento delle pratiche, avendo sempre chiaro chi si sta occupando di cosa.
Un esempio di soluzione di questo genere presente sul mercato è l’applicazione AWDoc, studiata proprio per garantire questi aspetti e fornire un valore aggiunto alla gestione del CDA.
