Prova la filigrana personalizzata come deterrente per la fuga di notizie. Semplice con AWDoc
Garantire la riservatezza e l’autenticità dei documenti, in particolare quando hanno valore legale come spesso accade nell’ambito di un Consiglio d’Amministrazione, è una priorità da affrontare adottando misure adeguate: tra queste, l’utilizzo della filigrana personalizzata. Tuttavia, posizionare in maniera tradizionale la filigrana in tutte le pagine di contratti, verbali e altri atti è un lavoro che richiede molto tempo e sforzi importanti ai collaboratori che si occupano della gestione documentale, con il rischio oltretutto di errori umani. Utilizzando invece la piattaforma applicativa in cloud AWDoc si potrà applicare la filigrana in modo automatico, non solo semplificando i processi operativi per gli impiegati che si occupano dell’organizzazione di riunioni o comitati o comunque della divulgazione dei documenti, ma aumentando in maniera notevole anche il livello di sicurezza.
Perché la filigrana personalizzata è una risorsa per la sicurezza
La piattaforma applicativa in cloud AWDoc è stata realizzata da AWTech con l’intenzione di offrire un unico ambiente di lavoro sicuro e semplice da utilizzare per organizzare e gestire ogni fase dei processi documentali. Questo obiettivo si concretizza, per esempio, nella possibilità di occuparsi dei documenti informatici unicamente all’interno della piattaforma, senza attuare condivisioni al di fuori del suo perimetro. Una condizione molto vantaggiosa perché garantisce alti standard di sicurezza ed evita rischi come:
- Invii a destinatari errati.
- Manipolazioni del contenuto non attribuibili al soggetto che le ha attuate.
- Trafugamento o perdita di dati.
- Mancanza di monitoraggio, cioè non sapere chi ha ottenuto il documento.
- Compromissione del valore legale del documento.
- Falsificazione di firme.
- Fuga di notizie.
Quest’ultimo punto in particolare per le aziende è estremamente rilevante nell’ambito dell’organizzazione delle sedute del Consiglio d’Amministrazione. Infatti, divulgare informazioni parziali, errate o anche corrette ma anticipando i tempi previsti o fornendole a concorrenti e altri soggetti non autorizzati, può avere ripercussioni sul proprio business. Si pensi per esempio all’influenza che le notizie di cambiamenti societari, fusioni, acquisizioni o investimenti hanno sul mercato azionario in maniera quasi immediata. L’applicazione della filigrana personalizzata, processo che AWDoc è in grado di svolgere in automatico, funge da deterrente su questo fronte. Infatti, la filigrana permette di ricondurre una data copia di un documento al soggetto cui è destinata. Se venisse divulgata, il responsabile sarebbe subito individuato, con possibili conseguenze di carattere penale e civilistico.
Un esempio pratico: la filigrana personalizzata nell’organizzazione del CDA
Organizzare una riunione del Consiglio d’Amministrazione richiede l’attuazione di numerosi processi documentali. Tra le tante azioni da intraprendere, vi è anche la necessità di condividere con i soggetti coinvolti la documentazione che sarà all’ordine del giorno della seduta. Atti che possiedono un valore legale, dal contenuto che va tutelato. La riservatezza, quindi, è una priorità da garantire con assoluta certezza. Le segreterie o i collaboratori del management, i soggetti quindi che si occupano materialmente di realizzare le fasi preparatorie al Consiglio d’Amministrazione, utilizzando AWDoc possono rendere disponibili i documenti nella piattaforma, in modo che possano accedervi solo le persone autorizzate.
Queste potranno essere avvisate via e-mail della presenza dei documenti nella piattaforma e ricevere notifiche in cui sono incluse descrizioni e abstract, ma per consultarli dovranno accedere ad AWDoc. In questo modo non sussiste il pericolo che i documenti possano essere condivisi a terzi o salvati impropriamente e divulgati. Il sistema, inoltre, in maniera automatica cifra il contenuto e appone la filigrana personalizzata che riporta i dati necessari ai fini del tracciamento del flusso documentale. Nulla può quindi uscire in maniera “anonima” o involontaria dall’ambiente di lavoro fornito da AWDoc. Inoltre, ogni passaggio, condivisione e modifica può essere accuratamente monitorato, in modo da avere sempre il controllo. In questo modo organizzare il Consiglio d’Amministrazione risulta più sicuro, si evitano gli errori umani e, anche a posteriori, è sempre possibile ricostruire ogni fase del procedimento.
