5 suggerimenti pratici per ottimizzare la gestione dell’archivio documentale

Ottimizzare la gestione dell’archivio documentale aziendale significa ottimizzare direttamente l’operatività e, quindi, la produttività dell’intera organizzazione, a ogni livello. Il patrimonio informativo aziendale rappresenta infatti uno degli asset più importanti per il business: razionalizzarne la governance, metterlo al sicuro e adeguarlo ai nuovi flussi di lavoro tipici dell’hybrid workplace è un requisito fondamentale per sostenere la continuità operativa. Partiamo con il dire che tutti questi obiettivi oggi possono essere facilmente raggiunti grazie alla digitalizzazione: il primo requisito per ottimizzare davvero la gestione dell’archivio documentale è quindi il passaggio a un ufficio paperless. I vantaggi del document management digitale sono molteplici: mette al sicuro i documenti da danni accidentali o deterioramento temporale, ne garantisce l’immodificabilità a tutela della validità legale, permette di liberare gli spazi aziendali tradizionalmente adibiti allo stoccaggio dell’archivio cartaceo, abbatte i costi per carta, inchiostro e stampanti. Ma soprattutto rivoluziona completamente le modalità di fruizione dei dati da parte delle persone. Vediamo quindi quali sono i 5 suggerimenti pratici da seguire – partendo da un repertorio informativo completamente digitalizzato – per rendere la gestione dell’archivio documentale davvero matura e al passo con i tempi. 

#1 Garantisci la tracciabilità e la sicurezza dei dati 

A fronte del nuovo ambiente di lavoro digitale, una delle priorità è rivedere gli standard di sicurezza a tutela dei dati: una soluzione efficace di gestione dell’archivio documentale deve garantire la riservatezza delle informazioni contenute all’interno della miriade di pratiche che transitano quotidianamente per l’organizzazione, in ogni dipartimento, su ogni tavolo, in ogni riunione, comitati direttivi e CdA compresi. La soluzione? Implementare una piattaforma avanzata di document management basata sul cloud che permetta agli utenti abilitati di avere piena visibilità dei processi e massimo controllo su ogni singolo documento. In questo modo, i responsabili aziendali sapranno sempre, in tempo reale, quali file sono stati modificati o condivisi, da chi, come e quando. Una gestione dell’archivio documentale sicura deve inoltre essere garantita da un sistema di cifratura automatica end-to-end di tutti i documenti catalogati, dalla registrazione (log) di ogni attività effettuata, da un backup automatico giornaliero e da un sistema di accessi con password gestite dal sistema, con autenticazione a due fattori. 

#2 Abilita la gestione dell’archivio documentale da remoto 

Per far sì che si possa estrarre il massimo valore dal patrimonio informativo aziendale, oggi è fondamentale metterlo a disposizione della forza lavoro distribuita, in maniera semplice e immediata. Fatti salvi i requisiti di sicurezza appena elencati, l’inventario documentale dell’organizzazione deve essere accessibile da qualsiasi luogo di connessione, in ogni momento e con qualsivoglia dispositivo. La funzionalità strategica, in questo caso, è quella che abilita la gestione dell’archivio documentale via app grazie al cloud: uno strumento ideale, infatti, permette agli utenti abilitati di consultare, condividere e lavorare sui documenti anche da remoto (via pc, smartphone o tablet che sia) senza che per questo nessuna informazione esca dall’ambiente applicativo controllato e protetto.  

#3 Migliora le attività di catalogazione e ricerca grazie all’automazione 

Uno dei vantaggi più rivoluzionari per la gestione dell’archivio documentale ottenibili nell’ufficio paperless è la possibilità di avere istantaneamente a disposizione qualsiasi informazione contenuta all’interno di qualsiasi pratica digitale. Attraverso le più recenti tecnologie è possibile attivare processi di catalogazione e ricerca automatica dei documenti: le persone non devono ricordarsi dove si trovi effettivamente “quel” dato documento ma devono semplicemente sapere cosa stanno cercando. Grazie alle funzionalità di catalogazione automatica, il sistema restituirà loro immediatamente tutti i record compatibili con la chiave di ricerca inserita.  

#4 Assicura una gestione dell’archivio documentale a norma 

Una gestione dell’archivio documentale affidabile deve puntualmente aderire agli aggiornamenti normativi in materia di conservazione sostitutiva. Solo in questo modo, infatti, l’archivio sarà predisposto in modo tale da garantire una risposta rapida ed efficace a fronte di eventuali controlli fiscali o contenziosi giuridici. Per questo motivo, a tutela del business, è vitale scegliere una soluzione di conservazione documentale rilasciata da un fornitore certificato. Le linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale prevedono infatti che i provider di soluzioni per l’archiviazione documentale sostitutiva operino in ottemperanza a precise normative riconosciute a livello internazionale. 

#5 Integra la PEC nella soluzione di gestione dell’archivio documentale  

È sulle caselle di posta elettronica certificata che transita la maggior parte dei documenti con valore legale relativi alle attività aziendali: anche le informazioni contenute negli allegati PEC devono quindi essere oggetto delle più avanzate policy di conservazione in ottemperanza alla normativa. La scelta più semplice può sembrare quella di affidare questa attività allo stesso gestore PEC pagando un servizio aggiuntivo, ma attenzione: non si tratta di una strategia vincente sul lungo periodo. L’obbligo di archiviazione documentale, infatti, dura dieci anni e in un arco di tempo così ampio è plausibile volere (o dovere) passare da un provider all’altro: per non rimanere vincolati, l’ideale è implementare una piattaforma integrata di gestione dell’archivio documentale e conservazione sostitutiva PEC fornita da un partner esterno indipendente. 

Queste cinque funzionalità, che aprono la strada a una gestione dell’archivio documentale di livello superiore, vengono fornite (insieme a molte altre opzioni avanzate) da AWDoc, il sistema evoluto di document management realizzato da AWTech.