Archiviazione PEC: gestisci e ricerca in modo automatico con AWMail

Una corretta gestione delle caselle di posta elettronica certificata prevede l’archiviazione PEC a norma per 10 anni, al pari dei documenti informatici e delle comunicazioni aziendali rilevanti. I certificati digitali che rendono valida la PEC spesso non hanno questa durata temporale, per cui è necessario attivare il processo di conservazione a norma, che ha precise caratteristiche legali. Non è cioè sufficiente salvare le PEC sul proprio sistema. 

Ogni fornitore di PEC può integrare il proprio servizio di gestione della casella postale con la funzionalità di conservazione a norma, pagando un costo aggiuntivo, alcune volte anche significativo, ma che non affianca alcuna funzionalità interessante all’archiviazione. 

AWMail aggiunge al servizio di conservazione della posta una serie di vantaggi che fanno la differenza nell’operatività corrente, oltre che quando succeda di dover dimostrare a terzi la validità della PEC, per esempio in occasione di un contenzioso. 

Perché avvalersi di un servizio di archiviazione PEC indipendente  

AWMail è in grado di fare archiviazione PEC di vari fornitori, ogni azienda può detenere infatti più caselle PEC e quindi aver bisogno di una gestione organizzata dei contenuti che non può essere fatta con gli strumenti tipici di un client di lettura della posta che non offrono una vista unica centralizzata delle informazioni. 

Inoltre, considerato il periodo temporale molto lungo durante il quale è obbligatoria la conservazione, non è insolito dover cambiare fornitore di PEC. Se quindi si opta per la conservazione presso i fornitori PEC stessi l’azienda utente risulta vincolata ai vari siti di conservazione per avere a disposizione l’insieme delle informazioni, spesso importanti e qualificate, contenute nelle caselle postali. 

Il servizio di archiviazione PEC di AWMail in sintesi 

Il processo di archiviazione PEC garantito da AWMail è effettuato da un servizio automatico e quindi risulta trasparente all’utente. Oltre alla conservazione, AWMail effettua la catalogazione e classificazione delle PEC, fornendo un valido strumento di ricerca ed elaborando i documenti allegati per renderli disponibili nel sistema documentale. 

In pratica, da un’unica dashboard si possono gestire e ricercare, tutte le caselle postali dell’organizzazione (sia PEC che non), assegnando diritti di consultazione anche ad utenti diversi, in funzione dei ruoli aziendali ricoperti (Ufficio legale, Gestione del Contenzioso, eccetera). 

AWMail: 4 aree di funzionalità principali 

AWMail è una soluzione applicativa completa per la gestione dell’e-mail indipendentemente dal programma di posta elettronica utilizzato e che offre una serie di funzionalità. Esse si possono sintetizzare nei seguenti 4 gruppi fondamentali, uno dei quali è proprio l’archiviazione PEC. 

1. Dashboard di amministrazione. L’amministratore del sistema configura in AWMail tutte le caselle postali che debbono essere gestite e le politiche di archiviazione. Ha la possibilità di attivare e sospendere il processo di catalogazione secondo le necessità, e visualizza in qualsiasi momento lo stato della catalogazione. Inoltre, un sistema di notifica automatico avverte della necessità di effettuare operazioni di aggiornamento o della sussistenza di problemi di archiviazione da risolvere. 
2. Automazione processi ricorrenti. AWMail è in grado di automatizzare flussi di lavoro ricorrenti che si basano sullo scambio di e-mail verso funzioni aziendali specifiche. Questo consente di automatizzare in modo semplice ed efficace processi organizzativi come il “libro firma”, l’approvazione di documenti, le richieste di acquisto e molti altri processi stabiliti in base a specifiche esigenze. 
3. Analisi forense. Il trattamento effettuato in automatico per l’archiviazione delle mail è particolarmente utile per la creazione di fascicoli opportunamente definiti che sono utili per la produzione di documentazione in caso di contenziosi o al momento di dimostrare uno scambio di informazioni avvenuto nel passato. Le mail sono infatti archiviate, oltre che in formato nativo, anche in PDF e raggruppate in cartelle definite in base a opportuni requisiti. In abbinamento con i vari sistemi di selezione e ricerca offerti dalla piattaforma questo consente una veloce elaborazione dei documenti in funzione delle varie necessità. 
4. Archiviazione PEC a norma. Il sistema consente: classificazione, ricerca a testo a libero, centralizzazione della consultazione su un sistema documentale, elaborazione automatica degli allegati, oltre a un processo di archiviazione completamente trasparente.