Condivisione di documenti tra PC: sai cosa rischi?

Svolgendo la propria attività in un’organizzazione è necessaria la condivisione di documenti tra PC diversi all’interno del proprio team e tra reparti differenti. Quando questo avviene in una rete aziendale è sufficiente accedere a cartelle condivise in locale. Il bisogno resta lo stesso, ma il discorso è molto diverso quando serve invece consultare e gestire i file dall’esterno della rete fisica dell’impresa, sia per fare smart working, sia per lavorare in mobilità. In generale, avere sempre a disposizione i file permette di aumentare la collaborazione evitando sprechi di risorse e tempo dedicati, per fare un solo esempio, a recarsi in ufficio per recuperare quanto serve alle figure (quali tipicamente i commerciali e i consulenti) che svolgono la loro attività presso i clienti. Per sostenere la produttività aziendale, dunque, oggi è fondamentale implementare una soluzione di document management che garantisca la condivisione sicura del desktop secondo i più alti standard di user experience e protezione dei dati.  

Come condividere file in rete, l’utilità del file sharing

Per la condivisione di documenti tra pc le aziende possono installare un server FTP accessibile via Web: si tratta di una macchina che, opportunamente configurata, consente di far usare agli utenti autorizzati dislocati su altri territori quel che serve loro per lavorare. 

D’altra parte, è possibile usare un server VPN – Virtual Private Network, cioè predisporre una rete raggiungibile via Internet per avere accesso protetto ai documenti da altre sedi e ottenere così una condivisione sicura del desktop esattamente come se ci si trovasse tra le mura aziendali. 

Poi, più semplicemente, c’è il cloud che non necessita di installazione e configurazione consentendo uno scambio immediato di informazioni. Esistono varie soluzioni sul mercato che favoriscono la condivisione di documenti tra pc, gratis e a pagamento. Si tratta di servizi facili da usare cui gli utenti singoli possono accedere in modo veloce. 

I principali servizi di condivisione documenti tra pc gratuiti offrono opzioni di file sharing intuitive, consentono di visionare i documenti, modificarli, rendendoli disponibili in tempo reale. Hanno due limiti principali: in molti casi, quello relativo allo spazio di archiviazione (solitamente limitato e quindi viene richiesto di comperarne di aggiuntivo per esigenze aziendali) e, sempre, il fatto che sfuggono al controllo dell’IT. 

File sharing e condivisione di documenti tra pc, quali pericoli?

I principali rischi che si corrono utilizzando servizi di condivisione di documenti tra pc offerti gratuitamente per fini aziendali riguardano la perdita o l’alterazione dei dati così come la possibile violazione di conformità alle norme vigenti sulla protezione dei dati sensibili (si pensi alle questioni finanziarie e sanitarie per fare solo due esempi che riguardano però tutte le aziende e le loro business unit finance e human resource). L’IT e l’azienda, nel suo complesso, non può infatti monitorare e tenere traccia di ciò che viene condiviso e quindi non è in grado di ostacolare la diffusione di dati privati, soggetti a legge su privacy eccetera. 

I gestori di queste soluzioni, inoltre, spesso hanno più server collocati in varie parti del mondo ed è difficile essere a conoscenza dell’ubicazione dei propri dati, questione di basilare importanza quando la legge impone, per esempio, che i dati vengano conservati in determinate aree geografiche, entro i confini nazionali eccetera. 

Non solo, questi servizi, gestiti privatamente (e magari distrattamente) dai collaboratori possono aprire la possibilità agli hacker di entrare nella rete aziendale. 

Ancora, servirsi di servizi personali di condivisone di documenti tra pc vuol dire raggiungere un obiettivo immediato, ma non risponde all’esigenza di integrare i dati per far funzionare i servizi digitali e ottimizzare i processi nel loro complesso. Insomma: non può essere certo questa la strada che porta a una condivisione sicura del desktop di livello enterprise.  

Come proteggersi dai rischi derivati dalla condivisione di documenti tra pc

Soluzioni per la condivisione di documenti tra pc in cloud pensate appositamente per le aziende, che tengano conto dei pericoli esistenti e addirittura le supportino nell’essere compliant alle regole, rappresentano la scelta ideale per una gestione corretta delle informazioni.

I plus per le aziende sono infatti rappresentati in primo luogo dalla proposta di servizi che vantino tecniche di crittografia dei dati per assicurare l’integrità dei dati.

Gli strumenti enterprise, inoltre, consentono il controllo degli accessi favorendo l’adozione di quelle best practice e politiche di sicurezza avanzate (per esempio cancellazione da remoto dei documenti in caso di necessità, protezione degli stessi con codici, creazioni di white/black list e possibilità di apporre scadenze alla consultazione dei dati eccetera) ormai indispensabili per allinearsi alla legislazione. Infine, le soluzioni per la condivisione di documenti tra pc consentono di isolare dati e applicazioni aziendali da quelli personali eventualmente presenti sul dispositivo che si sta usando.

La soluzione ideale per una condivisione sicura del desktop? Scopri AWDoc  

AWTech ha realizzato una soluzione per la condivisione sicura del desktop che comprende tutti i requisiti e le funzionalità appena descritte: si tratta della piattaforma evoluta per la gestione documentale AWDoc. Grazie a questo strumento, ogni documento può essere caricato all’interno di una biblioteca virtuale per poi essere automaticamente sincronizzato all’interno dei dispositivi autorizzati. Il vero valore aggiunto a supporto del lavoro agile è rappresentato dalla certezza di poter contare su una condivisione sicura del desktop durante i meeting online. Con AWDoc, infatti, chi gestisce la riunione entra nell’applicazione in modalità “relatore” e ottiene il pieno controllo dei file visualizzati da tutti gli utenti connessi: tutte le azioni compiute dal relatore saranno immediatamente visibili sugli schermi di pc, tablet o smartphone degli utenti connessi all’applicazione.  

In questo modo, nessuna informazione esce dall’ambiente applicativo di AWDoc e la condivisione sicura del desktop è garantita dalle più sofisticate tecnologie di data protection, in conformità alle normative. Tutti i documenti, infatti, sono nativamente protetti con crittografia end-to-end, gli accessi sono gestiti con un sistema di autenticazione a due fattori e la riunione online è gestita dal server AWDoc, in modo tale che nessuna informazione possa essere trasferita a server di terze parti.