Gestione documentale dei CDA completa e anche da remoto con AWDoc

AWDoc è stato progettato da AWTech con il preciso obiettivo di permettere la gestione documentale dei CDA (Consigli di amministrazione) e, in generale, la catalogazione e distribuzione di documenti e contenuti riservati in totale sicurezza su qualsiasi dispositivo, inclusi tablet e smartphone. 

AWDoc, per le sue caratteristiche di autenticazione e sicurezza, fornisce anche strumenti per garantire la conformità alle disposizioni in materia societaria emanate dal decreto “Cura Italia” (art.106 del DL n. 18/2020) 

Si tratta di una app che si è arricchita nel tempo, arrivando a comprendere la possibilità di offrire la firma digitale qualificata, che rende i documenti elettronici pienamente validi dal punto di vista legale. L’insieme di queste funzionalità consente una completa gestione documentale da remoto dei CDA e di qualsiasi meeting di lavoro che si voglia svolgere a distanza tra colleghi o con clienti, fornitori o partner di filiera.

CDA digitale e gestione documentale, la soluzione 

L’applicazione AWDoc è stata disegnata per essere gestita e usata in modo molto semplice da personale privo di particolari competenze tecniche. Essa, infatti, è pronta all’uso: consente la condivisione, modifica e monitoraggio dei documenti di un gruppo di lavoro senza aver la necessità di ricorrere a supporto sistemistico. 

Non solo, AWDoc è strutturata per facilitare il processo di organizzazione delle riunioni, gestendo tutte le fasi di predisposizione dell’ordine del giorno, in modo da essere conformi alle normative. Per esempio, un requisito spesso richiesto è quello di certificare la messa a disposizione dei documenti da discutere alcuni giorni prima della seduta del CDA, affinché tutti i consiglieri possano prendere visione in anticipo del loro contenuto. L’applicazione traccerà tutte le fasi del processo, fornendo una reportistica dettagliata di quanto è accaduto. 

Nella versione Enterprise (la proposta destinata alle grandi aziende, mentre AWDoc Team e AWDoc Business sono pensate rispettivamente per Professionisti e PMI), la gestione dei documenti può essere modellata secondo workflow ad hoc che rispettino i processi organizzativi dell’azienda. 

Cosa fa AWDoc? 

AWDoc, disponibile sia on premises sia come servizio applicativo cloud (SaaS), organizza i documenti in modo tale che ciascun componente l’organizzazione, a secondo delle prerogative relative al proprio profilo professionale, possa accedervi. 

I documenti gestiti possono essere di varia natura, ed AWDoc gestisce anche la catalogazione automatica di caselle di posta elettronica, comprese le caselle PEC – Posta elettronica certificata – per le quali è anche disponibile un modulo che effettua la conservazione a norma per il periodo richiesto dalle normative (10 anni). 

Mediante AWDoc ciascun documento, autenticabile con firma digitale qualificata, sarà accessibile da tutti i device personali in qualsiasi momento ed eventuali note personali saranno sincronizzate sugli altri dispositivi di cui si dispone e, volendo, diffuse in modo da essere a disposizione di tutto il gruppo di lavoro del quale si è parte. 

A seconda dei requisiti che caratterizzano ciascun documento esso può essere o meno inviato ad altre applicazioni, allegato in un messaggio di posta elettronica, oppure condiviso in categorie documentali accessibili ad altri utenti, garantendo che comunque si abbia sempre una sola versione dello stesso senza duplicazioni. 

L’amministratore di sistema, grazie ad AWDoc, può monitorare il registro delle attività eseguite sui documenti, a partire dall’avvenuta consegna. 

Gestione documentale dei CDA in sicurezza, ecco perché 

I documenti di un CDA sono sensibili e confidenziali, e prima della loro approvazione debbono essere elaborati con un sistema che protegga da accessi indesiderati o da fughe di informazioni. 

Una volta che i documenti sono disponibili in AWDoc, possono essere discussi anche con la modalità “Relatore”, dove chi assume il controllo della riunione gestisce la paginazione dei documenti visualizzati in sincronia sui dispostivi di tutti gli utenti collegati. 

Questo consente con facilità anche di effettuare riunioni gestite da AWDoc per la parte documentale, affiancando se necessario il supporto di una audio o video conferenza, senza preoccuparsi del fatto che i contenuti possano essere intercettati o inviati a persone non autorizzate. 

AWDoc garantisce piena sicurezza in quanto è stata pensata all’insegna di un rigido criterio di riservatezza, sfruttando evolute tecniche di cifratura end-to-end (tecnologie che rendono i file indecifrabili anche per gli amministratori del sistema). 

Gli organizzatori delle riunioni indicheranno quali documenti possono essere aperti, modificati, esportati in funzione dei diritti assegnati agli utenti, potendo anche decidere per quanto tempo potranno essere consultati, impostando un limite temporale di validità della condivisione del documento. 

Inoltre, ciascun documento può essere marcato con una filigrana personalizzata, in modo da scoraggiare la distribuzione di copie non autorizzate dei contenuti sensibili e confidenziali trattati nelle riunioni.