Normativa e Regole dell’Archiviazione Sostitutiva

Custodire i documenti informatici nel proprio computer o nei server aziendali, semplicemente come copie digitali, non è sufficiente per conservarli in modo adeguato a soddisfare le normative, oltre a porre seri problemi di sicurezza e di riservatezza delle informazioni. 

Per questo è necessario adottare un sistema di archiviazione sostitutiva come da normativa. Il Codice dell’amministrazione digitale in Italia stabilisce le regole affinché venga garantita l’autenticità e l’immutabilità del patrimonio documentale di enti pubblici, aziende e professionisti, con benefici anche nell’operatività quotidiana. Infatti, grazie a un’idonea conservazione digitale, sarà più semplice e veloce la gestione dei documenti, con risparmi di costi e tempi.  

Archiviazione sostitutiva normativa: cosa dice il CAD 

Innanzitutto, va precisato che la conservazione a norma (termine tecnico cui sovente viene associato come sinonimo archiviazione sostitutiva) consiste in un processo per salvare in digitale, attraverso un apposito strumento informatico, fascicoli e documenti di varia natura.

L’elenco dei documenti che vanno archiviati secondo tali modalità si evincono da diversi testi normativi, come per esempio il Codice Civile, che permette di includere nella lista varie tipologie documentali, come ad esempio: contratti, LUL, CU, PEC, e più in generale tutti quei documenti informatici che l’azienda è tenuta a conservare, garantendone la validità legale, per il tempo previsto dalla legge.  

Le regole che definiscono in che modo devono essere conservati adeguatamente i documenti sono stabilite dal Codice dell’amministrazione digitale – CAD. In particolare, all’articolo 44 si precisa che la conservazione a norma debba garantire per sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. La caratteristica dell’autenticità fa riferimento alla possibilità di verificare con assoluta certezza l’autore del documento, dunque la veridicità di questo.

La caratteristica dell’integrità invece si riferisce all’inalterabilità del documento, che non deve essere modificato nel corso degli anni: il sistema di archiviazione sostitutiva da normativa deve preservarlo da guasti, compromissioni o manomissioni.

Il CAD parla anche dell’affidabilità del documento, con riferimento alla garanzia di sicurezza offerta dal documento, il quale assume valore probatorio in caso di contenziosi. La leggibilità è garantita dall’utilizzo di formati digitali che lo rendono sempre fruibile: chiunque, in qualsiasi momento, deve poter essere messo nelle condizioni di interpretare il documento. Allo stesso modo, la caratteristica delle reperibilità consente di trovare rapidamente un documento, di poterne estrarre una copia conforme da esibire, dimostrandone la validità attraverso la certificazione del processo di conservazione adottato. 

Quali documenti devono essere conservati digitalmente

L’obbligo di conservazione digitale riguarda principalmente, sia in ambito pubblico sia privato, tre tipologie di documenti che sono per loro natura nativi digitali. Vanno infatti conservati a norma:

• I messaggi PEC – Posta elettronica certificata, che ricordiamo sono mail con il valore legale di una raccomandata postale con ricevuta.
• Le fatture elettroniche, sia relativamente al ciclo attivo che passivo di fatturazione.
• Atti rilevanti come i contratti nati sotto forma di documenti informatici e sottoscritti con firma digitale.

Tuttavia, al di là dell’obbligo, è possibile immettere nel sistema di conservazione digitale anche altre tipologie di documenti ritenuti fondamentali per la storia dell’ente o dell’impresa, come per esempio atti che abbiano rilievo dal punto di vista fiscale o probatorio, dalle ricevute cartacee alle comuni lettere ai registri che, per legge in base al Codice Civile, è previsto non possano essere eliminati per almeno dieci anni.

Grazie alla conservazione digitale si potrà garantire sempre il loro valore legale, assicurandone l’autenticità e l’immodificabilità, inoltre procedendo alla loro dematerializzazione si potrà liberare spazio nei propri archivi fisici.

Da quando è obbligatoria la conservazione sostitutiva

Per comprendere da quando è obbligatorio effettuare la conservazione a norma, è utile ricordare l’entrata in vigore dei testi di legge sul tema che, di fatto, hanno introdotto la pratica della conservazione digitale. In particolare, con il Decreto legislativo numero 82 del 5 marzo 2005 ha fatto il suo ingresso nel panorama normativo sulla gestione documentale il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale modificato successivamente nel 2016 e nel 2017: come anticipato, si tratta del testo normativo di riferimento per trattare in maniera corretta la materia.

Tra gli altri aspetti relativi alla gestione documentale digitale di cui si parla nel testo, anche la conservazione a norma: emerge soprattutto l’articolo 43, che prevede la conservazione sia dei documenti nativi cartacei acquisiti in modo da trasformarli in file digitali, sia dei documenti nativi digitali, oltre al già citato articolo 44, ritenuto ancora oggi un caposaldo.

Sul fronte operativo, ricordiamo inoltre che dal primo gennaio 2022 è necessario per PA e privati adeguarsi alle nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” formulate da AgID per chiarire alcuni aspetti tecnici e normativi relativi alla gestione pratica dei documenti digitali.

Archiviazione sostitutiva normativa, i vantaggi 

Considerando gli aspetti normativi legati al CAD, la digitalizzazione del processo di archiviazione e le possibilità offerte dalle innovazioni per la gestione documentale rappresentano una totale rivoluzione rispetto al passato. Per fare un esempio banale, basti pensare alle condizioni di conservazione dei vecchi faldoni cartacei, che venivano custoditi in archivi fisici come comuni armadi.

Un’infiltrazione d’acqua, una variazione particolare nelle condizioni di conservazione, un incendio o semplicemente i segni del tempo potevano facilmente rendere inutilizzabili papiri contenenti anni e anni di memoria documentale. Questo avrebbe significato ovviamente un grosso danno per il possessore e i soggetti coinvolti. Oggi, con l’archiviazione sostitutiva normativa, i documenti sono al sicuro con benefici per la propria operatività professionale. 

 Avvalersi della conservazione a norma dei documenti non deve essere interpretato come un mero adempimento per adeguarsi alle regole e non avere problemi, come sanzioni o procedimenti giuridici e amministrativi. Infatti, oltre a mettere al riparo da possibili noie burocratiche il titolare dei documenti, avere la possibilità di custodirli con cura permette di risparmiare tempo e denaro.

I dipendenti di uno studio o di un’impresa potranno dedicarsi ad attività più strategiche, senza perdere ore preziose a cercare un foglio di carta, magari conservato in un appartamento adibito ad archivio lontano dal proprio ufficio. Si potrà rispondere velocemente alle esigenze dei clienti fornendo tutto il materiale documentale richiesto. Lo stesso in caso di audit, dando prova di efficienza e competenza.  

Chi può fare la conservazione sostitutiva

Possono fare la conservazione sostitutiva dei documenti sia le pubbliche amministrazioni sia i soggetti privati, come studi professionali o imprese di qualunque settore. Le PA sono obbligate, come spiega AgID, a conservare “tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa”. La legge prevede infatti che diverse tipologie di documento dall’alta rilevanza fiscale o giuridica debbano essere conservati secondo le norme anche in caso siano nati come atti cartacei.

Al di là dell’obbligo, però, è bene sottolineare che la procedura di trasformare i documenti cartacei in file digitali e di poterli successivamente conservare a norma garantisce a qualunque realtà maggiore tutela del proprio patrimonio documentale, che vedrà mantenute intatte le proprie caratteristiche nel corso del tempo.

Un vantaggio importante sul fronte pratico: in qualunque momento si potranno reperire e consultare documenti in precedenza cartacei, senza dover sfogliare faldoni e perdere tempo in archivi.

Qualunque sia il contesto, di contribuente, impresa o ente pubblico o privato, in cui la procedura va svolta, è fondamentale nominare un responsabile della conservazione che può essere interno ma anche in outsourcing. Come per la conservazione dei documenti nativi digitali, anche la conservazione sostitutiva deve infatti essere svolta seguendo disposizioni tecnico-normative. 

Come va fatta la conservazione sostitutiva

Per procedere alla conservazione sostitutiva, in primis il documento cartaceo deve essere trasformato in file digitale. Un problema che non sussiste nel caso di un documento informatico, cioè nativo digitale, in quanto in tal caso non si dovrà ricorrere alla dematerializzazione, cioè il processo per cui un atto cartaceo viene trasformato digitalmente mantenendone il pieno valore legale.

La conseguenza pratica e immediata della dematerializzazione dei documenti è quella di poter poi eliminare l’originale cartaceo. Lo strumento da utilizzare per questa fase è sicuramente lo scanner.

Il documento dematerializzato, trasformato in un file digitale le cui caratteristiche come il formato devono rispecchiare le indicazioni normative, è pronto per la fase di conservazione vera e propria. È importante che i file siano consegnati al responsabile della conservazione che dopo una verifica dei requisiti li immetterà in modo sicuro nel sistema di conservazione a norma, una soluzione digitale appositamente realizzata per tutelare le caratteristiche del documento previste dall’articolo 44 del CAD.

Archiviazione sostitutiva normativa, attenzione alla sicurezza 

Dal punto di vista della sicurezza, inoltre, non si può trascurare l’aspetto legato alla data protection. Il regolamento europeo GDPR pone ferree difese normative a tutela dei dati particolari, prevedendo che chi li tratta debba adottare idonee misure per preservarli.

Un file salvato su desktop può essere facile preda di un esponente del cyber crime, magari a causa di un incauto lavoratore che ha cliccato su una mail di phishing. Un faldone può essere sottratto o perso. Ma i documenti conservati in un sistema di archiviazione digitale secondo normativa vengono protetti da soluzioni infrastrutturali volte a impedire qualsiasi violazione, monitorando la situazione costantemente.