Quale soluzione di archiviazione digitale adottare? Ecco gli strumenti indispensabili

Fare gestione documentale elettronica significa adottare un processo di organizzazione del lavoro che riduca al minimo l’uso della carta e si completi con una soluzione per l’archiviazione digitale dei documenti. In generale, evitare il più possibile di ricorrere a supporti fisici permette una serie di risparmi di risorse economiche (dalla carta stessa sino agli spazi di magazzino) e di tempo che inevitabilmente gli addetti devono spendere per organizzare faldoni e collocarli, per poi ricercarli e riporli nuovamente. 

Guadagnare questo tempo che può essere utilizzato per attività a maggior valore aggiunto è il primo beneficio in termini di produttività che le aziende possono sperimentare utilizzando la tecnologia per ottimizzare i processi documentali, ma è interessante focalizzarsi su tutti i vantaggi più o meno evidenti generati, in particolare, dalla conservazione digitale dei documenti. 

I 5 principali vantaggi di un database per l’archiviazione dei documenti digitali che si aggiungono ai risparmi economici 

Fare archiviazione digitale dei documenti vuol dire informatizzare i processi di caricamento, conservazione e, quindi, consultazione e condivisione di tutto quel che occorre per svolgere le attività di business. Ciò si può fare con soluzioni software on premises e servizi in cloud. 

In entrambi i casi si avranno pro e contro, per esempio, mentre avendo i dati in casa non ci si dovrà preoccupare di dove geograficamente essi siano collocati, ma ci si dovrà maggiormente concentrare sulle tecnologie di protezione, con i servizi in cloud è il service provider ad assicurare la data protection ma sarà importante stabilire lo SLA (Service Level Agreement). 

Effettuando una scelta o l’altra saranno diversi poi i costi da sostenere.  

In ogni caso, i software offrono una serie di interessanti opportunità che hanno effetti concreti positivi sulla produttività dell’organizzazione che si aggiungono ai risparmi di cui si detto. 

1. Semplicità e immediatezza di condivisione, un archivio digitale promuove la collaborazione. La facilità di trasmissione è, infatti, evidente nel concetto stesso di digitale che non pone limiti geografici, temporali e così via. E questo naturalmente vale anche e soprattutto per il lavoro in mobilità. 
2. Maggior ricchezza di contenuto, un documento informatico può essere corredato da grafici, audio, video che contribuiscono a diffondere il know how aziendale, rendendo più fruibili le informazioni. 
3. Controllo degli accessi e delle modifiche effettuate sui documenti: con applicativi software evoluti sarà molto più rapido, e quindi meno dispendioso per le organizzazioni, poter individuare chi fa cosa, quando e perché, su ciascun documento in possesso dell’azienda. 
4. Supporto nell’essere compliant alle regole sulla data privacy, l’azienda che usa software per l’archiviazione digitale dei documenti sarà guidata nella predisposizione di soluzioni a norma risultando più veloce ed efficace nella definizione di modelli, ruoli e responsabilità. 
5. Incremento di efficienza complessiva, in generale, fare gestione documentale permette di monitorare lo svolgimento delle attività, di individuare eventuali colli di bottiglia eccetera. I dati raccolti dai sistemi software sono cioè preziosi per i decisori aziendali che possono intervenire con miglioramenti dei processi finalizzati a un aumento, in ultima analisi, della produttività.  

Archiviazione dei documenti digitali: gli strumenti indispensabili 

Per dotarsi di strumenti per la gestione digitale dei documenti aziendali, è necessario esaminare alcune caratteristiche indispensabili che orientano la scelta della soluzione. 

1. La sicurezza dei documenti informatici, garantita da una serie di tecnologie tra cui soprattutto quelle per la crittografia e il backup dei dati, è un prerequisito fondamentale. Se correttamente costruito, un archivio digitale protetto a regola d’arte è certamente più sicuro di una qualsiasi alternativa tradizionale perché non espone a rischi di danni dovuti a incidenti atmosferici, deterioramento, furti, perdite ed errori umani, eccetera. 
2. Gli strumenti di catalogazione e ricerca dei documenti, offerti dalle piattaforme selezionate, devono consentire una rapida individuazione dei contenuti, possibilmente basata su ricerche a testo libero trasversali a tutta la struttura documentale, piuttosto che su obsolete tecniche di classificazione mediante metadati. 
3. La Condivisione dei documenti, con utenti interni ed esterni all’organizzazione, deve essere consentita in modo semplice e senza duplicazione dei contenuti, con la definizione di politiche di condivisione attuabili senza particolari competenze informatiche, garantendo comunque un controllo degli accessi affidabile e tracciabile. 
4. La disponibilità multipiattaforma della soluzione scelta deve consentire l’utilizzo da tutti i dispostivi fissi e mobili, ormai di larga diffusione, come tablet, smartphone. 
5. La Firma Digitale e la Marcatura Temporale sono strumenti che un sistema documentale dovrebbe integrare nativamente, in modo da consentire l’aderenza a processi organizzativi che prevedono tali funzioni, senza abbandonare la piattaforma utilizzata, evitando duplicazioni di funzionalità e inutili complicazioni. 
6. La Conservazione sostitutiva a norma dei documenti è un complemento al sistema di archiviazione digitale dei documenti che deve essere valutato, in quanto offre indubbi vantaggi se gestito all’interno della piattaforma, per quelle tipologie documentali che prevedono tale tipo di conservazione per mantenere la validità legale dei documenti a temine di legge.