Scopri AWDoc, l’app per compilare e firmare documenti in sicurezza
Un’app per compilare e firmare documenti a distanza è una soluzione rapida e sicura per garantire la business continuity e semplificare il lavoro anche nel caso non ci si possa incontrare di persona per procedere alla sottoscrizione di contratti o altri atti. Un vantaggio in tempo di pandemia, ma non solo: i benefici di uno strumento che permette di concludere affari e gestire le proprie attività da remoto sono una costante apprezzabile in ogni circostanza, per velocizzare i processi, dando riscontri in poco tempo con la certezza di star operando in conformità alla normativa e preservando il contenuto dei documenti. Fondamentale che tale tool sia fornito da un provider serio e qualificato: tra le opzioni sul mercato, AWDoc si caratterizza per la facilità d’utilizzo, l’estrema attenzione agli aspetti legati alla data protection e alla security, e la flessibilità che ne fanno un’app capace di rivoluzionare la quotidianità di imprese e professionisti.
App per compilare e firmare documenti: le funzioni indispensabili
Nello scegliere un’app per compilare e firmare documenti bisogna fare attenzione a due aspetti che rappresentano vere priorità per questo genere di soluzioni. Innanzitutto, l’app deve consentire di dare pieno valore legale ai documenti che si sottoscrivono. Questa caratteristica viene soddisfatta dall’utilizzo della firma digitale, standard previsto dalla normativa come tipologia di firma elettronica avanzata: conferisce ai documenti informatici il valore della scrittura privata, inoltre inverte l’onere della prova. Ciò significa che se il firmatario volesse disconoscerla, affermandone la contraffazione, dovrebbe occuparsi di fornire valide prove a sostegno della sua decisione.
L’app per risultare utile e funzionale deve quindi permettere di usare la firma digitale anche da mobile, in formato cades o pades, magari con la possibilità di gestire in contemporanea più documenti. Non solo: è importante anche l’aspetto della condivisione dei documenti, i quali dovrebbero poter essere inviati via PEC – Posta elettronica certificata ai destinatari. Utile anche l’integrazione con sistemi di conservazione a norma, in cui la trasmissione del documento avviene in automatico per opera dell’app senza che l’utente debba provvedervi.
Come funziona AWDoc, l’app per compilare e firmare documenti
L’app AWDoc contempla questi aspetti. La soluzione, che include un processo di sottoscrizione dei documenti equiparabile alla firma digitale con smart card o token, è anzi più agevole in quanto non richiede l’utilizzo di dispositivi appositi per la lettura dei codici. Con AWDoc si può fare tutto da computer, tablet o smartphone, ovunque ci si trovi. In caso di un “accordo di servizio” specifico, inoltre, AWDoc consente anche di applicare la firma elettronica avanzata, non solo la firma digitale, fornendo quindi la possibilità di servirsi di una funzione aggiuntiva.
AWDoc è dotata di un’interfaccia user friendly ed è estremamente semplice da utilizzare, non richiede formazione specifica. Tuttavia, AWTech, provider dell’app, è disponibile ad accompagnare i clienti nel percorso di innovazione formando il personale incaricato del processo di firma. Il quale è davvero facile. Come anticipato, non servono nemmeno lettori di smart card o token affinché la si possa utilizzare. L’unica accortezza è ricordarsi il codice PIN. Il processo di firma digitale produce un documento pienamente conforme alle direttive di legge, oltre al PIN l’utente dovrà inserire la One time password ricevuta in real time sul proprio smartphone. Il processo di firma realizzato da AWDoc consente anche la firma multipla su più documenti, nei formati Pades e Cades.
I vantaggi di AWDoc
La flessibilità di AWDoc consente di utilizzarla nei processi di governance senza dover aprire diverse applicazioni per le varie attività. Inoltre, l’applicazione è perfettamente integrabile con i sistemi aziendali già installati, condizione che permette di rendere più smart il flusso documentale e di lavoro attraverso l’automatizzazione. AWDoc è anche utile come backup in caso di smarrimento o rottura dei dispositivi di firma digitale tradizionali su token o smart card: AWTech può fornire certificati di firma remota consentendo così di non interrompere la business continuity e preservando i propri affari.
