Per la sicurezza e riservatezza dei dati, la facilità d'uso e l'utilizzo in mobilità, AWDoc è ideale per le riunioni di Consiglio e più in generale per la “governance” di un’organizzazione, l’ Audit, la Qualità e tutti gli ambiti che coinvolgono il management in discussioni, riunioni o gestione di documenti riservati.
AWDoc consente con facilità di svolgere nel complesso tutte le operazioni necessarie a garantire un corretto svolgimento delle attività collegate ad un Consiglio di Amministrazione e più in generale a gestire tutta la docuemntazione relativa all “governance” dell’azienda.
I documenti sono inseriti con un semplice Drag&Drop, e possono avere una data di pubblicazione e di scadenza pre-impostate
Si possono inviare automaticamente messaggi di posta elettronica che notificano la disponibilità di nuovi documenti o le modifiche rispetto a precedenti comunicazioni.
Ogni utente ha la possibilità di annotare i documenti, con funzioni di “post-it”, scritte a mano libera, evidenziazioni.
Le annotazioni sono riservate e non modificano il documento originale e sono sincronizzate su tutti i dispostivi dell’utente
Si possono inserire LIBRI FIRMA personalizzati, dove i responsabili dei vari settori aziendali possono firmare digitalmente, con pieno valore legale, i documenti contenuti
Tutte le principali azioni che vengono fatte sui documenti condivisi vengono registrate e sono consultabili nella consolle di amministrazione.
E’ quindi possibile certificare queste azioni nei confronti di terzi per supportare i processi di “governance”, revocare facilmente o modificare i diritti di accesso.
Per ogni cartella è possibile configurare gli utenti o ruoli che ne hanno accesso, distinguendo il livello di autorizzazione, e stabilendo i diritti di sola lettura o modifica, oltre ad altre caratteristiche di accesso
In questo modo si andrà a costituire un archivio storico dei documenti di tutte le riunioni, consultabile solo dagli utenti autorizzati, con funzioni di ricerca a testo libero sui contenuti
Inserendo le categorie che contengono i documenti oggetto della riunione, si ottiene la pubblicazione automatica di un “Ordine del giorno” che viene generato in tempo reale, garantendo sempre l’allineamento dell’agenda della riunione con i contenuti esistenti
E’ possibile differenziare i permessi: ad esempio, alcuni utenti possono generare una nuova versione, apportare modifiche, o condividere annotazioni per revisione; altri possono solo leggere il contenuto, per un periodo limitato di tempo, ma non possono copiarlo o distribuirlo…e tante altre combinazioni
Come avviene la convocazione di un CDA? Viene creata la cartella del CDA e tutte le sottocartelle che rappresentano i punti in discussione. Ad ogni sottocartella può essere associata una descrizione che introduce l’argomento. In ogni sottocartella vengono inseriti i documenti da esaminare. Ad ogni......
Per leggere i documenti in via preliminare e prendere appunti per la riunione devo stamparli? Non è necessario stampare i documenti. AWDoc mette a disposizione un visualizzatore PDF che consente comodamente la lettura, gestisce segnalibri, e permette di prendere appunti sulle pagine dei documenti visualizzati.......
Ho smarrito o mi è stato sottratto il Tablet con un documento aperto e visualizzato su AWDoc. E’ una compromissione della sicurezza? NO, dopo un certo tempo di inattività su una pagina aperta o se l’app AWDoc viene ridotta a icona, viene rinnovata la richiesta......
Un utente non Amministratore può inserire documenti in AWDoc? L’amministratore del dominio ha la facoltà di abilitare gli utenti all’upload di documenti. La funzione è disponibile sui client PC e MAC e da interfaccia WEB. L’utente accede con le sue credenziali, seleziona la categoria logica......
Il Relatore di una riunione di che funzioni dispone? Può evitare di mostrare i documenti in videoconferenza? Gestire una riunione da remoto con AWDoc è possibile anche senza un sistema di videoconferenza, associando la visualizzazione dei docuemnti ad una comune audioconferenza, ormai disponibile su qualsiasi......
Posso invitare alla riunione un consulente esterno all’organizzazione? Certo, basta attivarlo e inviargli le credenziali di accesso. Potrà accedere ai documenti a cui sarà abilitato, che potranno essere impostati per una visualizzazione ristretta ad un range temporale predefinito. ...
Come membro del CdA, come posso ricevere la documentazione senza incorrere nel rischio di furti di informazioni? Tutti i documenti sono cifrati all’origine, e sono distribuiti su canali sicuri, vengono decifrati solo al momento dell’apertura sul PC, Tablet o Smartphone utilizzato per la consultazione. Non sono......
