FIRMA DIGITALE DOCUMENTI LEGALI | AWDoc
Firma digitale di contratti e documenti aziendali, semplice, sicura e integrata nei processi
Quando la firma di un contratto dipende da procedure lente, smart card, scambi via mail e passaggi manuali, il processo si blocca proprio nel momento più delicato.
AWDoc consente di gestire la firma digitale dei contratti e dei documenti aziendali in un ambiente unico, sicuro e tracciato, con pieno valore legale, anche da tablet e smartphone, senza dispositivi esterni. La piattaforma supporta firma digitale qualificata, firma elettronica avanzata (FEA) e processi di firma tra più soggetti, interni o esterni all’organizzazione.
Il problema: firmare documenti importanti con strumenti lenti, poco sicuri e difficili da governare
Nelle aziende che gestiscono contratti, lettere di assunzione, note spese, documenti HR o altri atti legali, i problemi si ripetono spesso.
In particolare, nei contesti in cui serve rapidità operativa, come la gestione di contratti di assunzione o contratti con clienti e partner, questi limiti si trasformano in inefficienza, aumento dei costi e maggiore esposizione al rischio.
Quando la firma dipende da strumenti tradizionali, smart card e passaggi manuali, il processo rallenta e perde efficienza, soprattutto senza un vero libro firma digitale.
Le conseguenze
La soluzione per firmare contratti e documenti legali in modo rapido e conforme
AWDoc è una piattaforma applicativa unica e modulare che gestisce l’intero ciclo di vita del documento digitale: dalla creazione o acquisizione del file, alla condivisione controllata, fino alla firma e alla conservazione a norma. Questo consente di evitare il ricorso a strumenti diversi per ogni fase del processo e di mantenere tutto sotto controllo in un unico ambiente. Con AWDoc è possibile firmare documenti con pieno valore legale da qualunque dispositivo, grazie a un processo di firma digitale in mobilità semplice e sicuro.
Con AWDoc puoi gestire:
I vantaggi di una firma digitale integrata nel processo documentale
Integrare la firma direttamente nel processo documentale consente di velocizzare le attività e migliorare controllo e sicurezza, anche quando serve compilare e firmare documenti in sicurezza.
Più velocità operativa
AWDoc riduce i tempi di preparazione, condivisione e sottoscrizione dei documenti. La firma può essere richiesta e completata in modo rapido, anche in mobilità, senza dipendere da dispositivi fisici o procedure complesse.
Meno ostacoli logistici
La firma remota tramite OTP consente di firmare da desktop, tablet e smartphone senza smart card e senza lettori collegati al PC. Questo semplifica molto la sottoscrizione dei contratti quando i firmatari si trovano in sedi diverse o operano fuori ufficio.
Più sicurezza e riservatezza
I documenti sono cifrati all’origine dalle applicazioni client e archiviati sul server in formato illeggibile. I contenuti non sono accessibili o decifrabili nemmeno dagli amministratori del sistema.
Tracciabilità completa
AWDoc registra le attività rilevanti svolte sui documenti: aperture, modifiche, annotazioni e firme. I log temporali sono esportabili e utili per supportare processi di governance, audit e compliance.
Pieno controllo dei permessi di firma
L’amministratore può gestire in autonomia i libri firma, revocare permessi, inserire come firmatari RUOLI che identificano gruppi di possibili firmatari
Plus di AWDoc per la firma digitale dei contratti
Gestione operativa del processo di firma
Strumenti per organizzare, accelerare e governare in modo efficiente il flusso di sottoscrizione, anche quando coinvolge più documenti e più firmatari.
- Libro Firma Digitale, per raccogliere i documenti da sottoscrivere in modo ordinato
- Firma multipla su liste di documenti con un’unica operazione
- Gestione di più firmatari sullo stesso documento
- Scelta del formato di firma PAdES o CAdES in base al tipo di file
Automazione, conformità e integrazione
Funzionalità che rendono il processo più automatico, tracciabile e integrato con l’ecosistema aziendale, assicurando continuità operativa e valore legale.
- Notifiche automatiche ai soggetti coinvolti nel processo
- Inoltro automatico dei documenti firmati a mail o PEC configurate
- Marcatura temporale e conservazione a norma integrabili nel workflow
- Integrazione con sistemi aziendali tramite API e plug-in specifici
Cosa rende AWDoc diverso da altre soluzioni di firma digitale
Molte soluzioni si fermano alla sola sottoscrizione del documento. AWDoc, invece, integra in un’unica piattaforma:
- Firma
- gestione documentale
- sicurezza end-to-end
- tracciabilità
- conservazione a norma
Scopri AWDoc, la piattaforma che integra firma, gestione documentale e conservazione
Firma in mobilità senza smart card
La possibilità di firmare con OTP via SMS, da tablet e smartphone, elimina una delle principali barriere operative delle soluzioni tradizionali.
Processi di firma con più firmatari
AWDoc consente la sottoscrizione di documenti da parte di più soggetti, anche appartenenti a organizzazioni diverse, mantenendo visibile lo stato del processo di firma.
Firma digitale e FEA configurabili per utente
AWDoc gestisce sia la firma digitale qualificata sia la FEA, rendendo possibile adattare il processo al tipo di documento e al contesto normativo, in modo flessibile e configurabile per ogni utente.
Facile integrazione con altri sistemi
La piattaforma può essere collegata ai sistemi informativi esistenti attraverso API e plug-in, così da automatizzare flussi HR, amministrativi o documentali senza introdurre un’isola separata.
Casi d’uso più utilizzati
Di seguito i casi d’uso più utilizzati, tenendo presente che quando il documento firmato deve anche essere gestito correttamente nel tempo, è utile approfondire il tema della conservazione digitale a norma, collegata al processo di firma.
Contratti di assunzione di personale
Per realtà che devono avviare rapidamente il personale al lavoro, AWDoc semplifica condivisione, firma e archiviazione dei contratti, riducendo tempi e costi operativi. La FEA è particolarmente adatta a questo tipo di documenti contrattuali.
Contratti con clienti e partner
La piattaforma consente di gestire in sicurezza la firma di contratti tra più parti, anche esterne all’organizzazione, mantenendo piena tracciabilità del processo.
Processi ricorrenti ad alto volume
Per documenti ripetitivi è disponibile anche la firma massiva o automatica, utile quando la validità del contenuto è già garantita dal processo informatico che lo genera.
Documenti HR e amministrativi
Note spese, documenti del personale, fascicoli digitali e altri atti che richiedono firma e conservazione possono essere gestiti in un unico workflow.
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Approfondimenti dal blog
Approfondisci il funzionamento della firma digitale in mobilità, del libro firma e dei processi di sottoscrizione sicura integrati in AWDoc.
