FIRMA DIGITALE DOCUMENTI LEGALI | AWDoc
Conservazione digitale a norma e archiviazione documentale in un’unica piattaforma
Conservare correttamente documenti aziendali, PEC, contratti, fatture e altri contenuti rilevanti non significa semplicemente “metterli in archivio”. Significa garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, nel rispetto delle norme e con processi sostenibili per l’organizzazione.
AWDoc rende la conservazione digitale a norma più semplice da gestire, integrandola con archiviazione documentale, indicizzazione, sicurezza, consultazione e condivisione controllata in un unico ambiente applicativo.
Archiviare non basta, e i rischi di una gestione non conforme sono concreti
Molte aziende continuano a gestire documenti digitali e PEC con strumenti non adeguati: cartelle sparse, repository poco strutturati, archiviazione manuale dei messaggi o semplice conservazione dei file originali senza un vero processo a norma.
Nel caso della PEC, il problema è ancora più evidente: la posta elettronica certificata è un documento informatico, e la sua validità nel tempo non può essere garantita limitandosi a conservarne il file o a lasciarla nel sistema di posta. Per assicurarne nel tempo autenticità, integrità e reperibilità serve un vero processo di conservazione a norma.
Le conseguenze
La soluzione per conservare documenti e PEC in modo conforme, ordinato e accessibile
AWDoc è la piattaforma che consente di gestire in modo integrato archiviazione documentale, conservazione digitale a norma, classificazione, ricerca e consultazione sicura dei documenti aziendali.
Non si limita a “spostare in archivio” i file, ma consente di costruire un sistema documentale strutturato, in cui ogni contenuto viene raccolto, organizzato, valorizzato con i relativi metadati e reso disponibile nel tempo secondo regole coerenti con i processi aziendali. La piattaforma gestisce infatti i documenti elettronici insieme alle informazioni necessarie alla loro corretta conservazione e reperibilità, rendendo il processo più lineare, veloce ed efficace.
AWDoc può acquisire documenti da più fonti:
AWDoc integra in una unica piattaforma:
Abbiamo studiato e realizzato questa soluzione, sul mercato dal 2012 e costantemente in evoluzione, appositamente per garantire la conformità normativa e per rendere il patrimonio documentale aziendale più organizzato, più accessibile e più utile nei processi quotidiani.
I vantaggi di una conservazione digitale integrata con la gestione documentale
AWDoc nasconde al cliente la complessità tecnica e normativa della conservazione, rendendo il processo più lineare, veloce e sostenibile. L’utente lavora in un ambiente unico, senza dover coordinare strumenti separati per archiviazione, ricerca, consultazione e conservazione.
La piattaforma consente di classificare i documenti, organizzarli secondo ontologie e strutture coerenti con i processi aziendali, e arricchirli con i metadati richiesti. Questo rende il patrimonio documentale più ordinato e realmente fruibile nel tempo.
AWDoc tratta documenti critici e riservati in un’architettura in cui i contenuti sono cifrati e accessibili solo a utenti autorizzati tramite credenziali riservate.
La conservazione non è un blocco separato, ma parte di un flusso continuo che può includere archiviazione automatica, firma digitale, gestione della PEC, raccolta dei metadati e consultazione nel tempo.
Disporre di documenti reperibili, correttamente classificati e conservati in modo conforme aiuta l’azienda nei processi di verifica, controllo interno, audit e gestione della compliance documentale.
Plus di AWDoc per la conservazione digitale
Gestione documentale e accessibilità
Funzioni che rendono il patrimonio documentale più ordinato, consultabile e utile nel tempo.
- Archiviazione documentale integrata con struttura organizzata di categorie e metadati
- Indicizzazione e ricerca dei documenti nel tempo
- Consultazione sicura da più dispositivi
- Condivisione controllata con utenti interni ed esterni autorizzati
Automazione, compliance e integrazione
Strumenti che rendono la conservazione conforme, meno manuale e meglio integrata con i sistemi esistenti.
- API e Plug-in per il recupero automatico dei metadati dai sistemi legacy
- Acquisizione documenti da scanner e da caselle soggette ad archiviazione automatica
- Gestione della PEC come documento informatico da conservare a norma
- Integrazione della conservazione con firma digitale e altri workflow documentali
Cosa rende AWDoc diverso da altre soluzioni
Molte soluzioni di conservazione si concentrano sul solo adempimento normativo. AWDoc si distingue perché unisce conservazione, archiviazione, gestione documentale, indicizzazione, sicurezza e consultazione in un unico sistema.
Non solo conservazione, ma valorizzazione del patrimonio documentale
Il documento conservato non viene “spostato fuori” dal contesto operativo. Rimane parte di un ecosistema in cui può essere organizzato, ricercato e fruito con semplicità.
Approccio integrato e modulare
AWDoc si inserisce nella vostra organizzazione raccogliendo dati e metadati dai sistemi esistenti, senza imporre un modello rigido e senza costringere l’azienda a gestire molteplici piattaforme scollegate.
PEC e documenti nello stesso ecosistema
La PEC non viene trattata come un caso a parte, ma come documento informatico da gestire, archiviare, ricercare e conservare correttamente insieme agli altri contenuti aziendali.
Sicurezza by design
AWDoc nasce per trattare documenti riservati, sensibili o ufficiali con elevati requisiti di riservatezza e controllo degli accessi. Questo rende la piattaforma particolarmente adatta a contesti in cui compliance e sicurezza devono convivere.
Casi d’uso più utilizzati
Conservazione di PEC aziendali
AWDoc consente di archiviare, catalogare e ricercare automaticamente la posta e gli allegati, trattando la PEC come documento informatico soggetto a conservazione a norma.
Contratti e documenti legalmente rilevanti
La piattaforma è adatta alla gestione di contratti, documenti HR, fatture, documenti amministrativi e altri contenuti che devono mantenere validità legale e reperibilità nel tempo.
Archivi documentali integrati con sistemi gestionali
Quando i documenti nascono in sistemi aziendali diversi, AWDoc può recuperarne dati e metadati con plug-in specifici, costruendo un archivio unico e coerente.
Digitalizzazione di archivi cartacei
AWDoc può supportare anche progetti di dematerializzazione, acquisendo documenti da scanner, applicando OCR dove utile e classificando i contenuti all’interno di una struttura documentale digitale consultabile in sicurezza.
….
Richiedi una demo di AWDoc
Nessun impegno
Demo operativa e focalizzata sul tuo contesto
Porta la conservazione digitale dentro un processo documentale davvero efficiente.
Se oggi la conservazione dei documenti è frammentata, manuale o scollegata dai processi aziendali, AWDoc ti aiuta a costruire un sistema più semplice, conforme e sostenibile nel tempo.
Approfondimenti dal blog
Qui trovi alcuni articoli per approfondire la conservazione digitale a norma, la gestione della PEC e gli aspetti organizzativi e normativi della compliance documentale.
